Såhär lyckas du med att skriva ett vinnande anbud!

noggrann analys måste göras för att skriva ett vinnande anbud

Varför är metoden viktig?

Nu har ni bestämt er för att lämna anbud i en stor offentlig upphandling. Då är det väl bara att sätta igång. Med vad kan ni göra för att säkerställa att ni har så goda chanser som möjligt för att skriva ett vinnande anbud?

Ni känner säkert till att även små slarvfel kan innebära att hela ert anbud förkastas? Kanske till och med har råkat ut för det någon gång. Ni vet säkert också att det endast finns en mycket liten möjlighet för att rätta till ett anbud som blev fel efter sista anbudsdag.

Så det handlar om att säkerställa att det ni lämnar in är exakt det som efterfrågas. Nedan metod hjälper er att säkerställa att inget missas och allt har en röd tråd som gör det enkelt för upphandlaren att läsa ert anbud.

Metoder för att skriva ett vinnande anbud

Att skriva en vinnande anbudstext består av 3 huvuddelar:

  1. Analysera kravspecifikationen
  2. Strukturera anbudstexten
  3. Kvalitetsgranska anbudstexten

Nedan beskriv varje del i lite mer detalj.

Metodik för att analysera kravspecifikationen

Bästa sättet att läsa en upphandling liknar klassisk pluggmetodik från universitet. Första steg är att skriva ut underlaget. Hela underlaget! Det känns inte så miljömässigt, och man kan även läsa på en iPad med penna eller liknande. Bara se till att det är enkelt att läsa utan att bli distraherat och att det går att markera i texten.

Läs igenom hela texten med en märkpenna och markera allt som är intressant. Gör anteckningar löpande på ett papper bredvid, eller i ett projektdokument (du kan läsa mer om våra favoritverktyg här).

noggrann analys måste göras för att skriva ett vinnande anbud
Hitta märkpennan och ett tyst rum när ni skall börja analysera underlaget för att skriva ett vinnande anbud.

Analysera ett kravstycke

Oftast struktureras upphandlingen så att en anbudstext skall inlämnas per fråga. Exempelvis kan följande vara en kravtext från en upphandling:

Anbudsgivaren ska ha ett implementerat och dokumenterat kvalitetsarbete i form av ett kvalitetsledningssystem. Bevis på detta är t.ex. ett certifikat för SS-en ISO 9001, utställt av ackrediterat certifieringsorgan eller motsvarande tredjepartscertifiering av europeisk standard.

Om anbudsgivaren inte är certifierad men ändå har ett likvärdigt eget kvalitetsledningssystem, ska följande dokument bifogas anbudet.

1) Kvalitetspolicy
2) Kvalitetsmål med beskrivning på hur måluppfyllelsen mäts och hur ofta uppföljning sker.
3) Rutiner för hantering av avvikelser, reklamation och korrigerande åtgärder för dessa.
4) Rutiner för internrevision och protokoll för senaste internrevision.

Fiktivt exempel på en vanlig kravspecifikation kring kvalitetsarbete.

Ovanstående är ett ganska vanligt krav i en offentlig upphandling, och ger ett bra exempel på en text som måste analyseras för att säkerställa att samtliga delfrågor i kravspecifikationen besvaras fullgott. Ovanstående exempel är ett s.k. skall krav och utvärderas därför inte, utan antingen så godkänns svaret eller så förkastas anbudet, inget mervärde ges för ett “mycket bra svar”.

Metodik för att strukturera anbudssvar

Vi tittar vidare på ovanstående fiktiva exempel på en kravspecifikation kring kvalitetsarbete. Först använder man märkpennan för att analysera samtliga krav inbakade i kravspecifikationen, se till att inget krav missas.

Notera att det i nedan exempel både finns krav kring vilka dokument som skall bifogas och krav på vad som skall framgå av dessa dokument (exempelvis att det skall framgå att kvalitetsledningssystemet är både implementerat och dokumenterat).

offentlig upphandling, exempel på analys

Här utgår vi ifrån att anbudsgivaren inte har en ISO 9001 certifiering och därmed måste bifoga övriga dokument. Utöver markeringarna har vi även gjort korta kommenterar direkt i dokumentet för att understryka några funderingar. Man skulle kunna tolka att det skall bifogas 5 dokument, och inte 4 som annars verkar framgå, det kan vara lämpligt att ställa en fråga kring det.

Nu när vi har analyserat kravet så föreslår vi att anbudstexten struktureras upp exakt enligt det som framgår av kravet.

Om ni tittar på delkrav 3 börjar ni med att skapar en mall för anbudstexten, exempelvis med nedan mycket förenklade struktur.

Beskrivning av struktur i anbudssvar en offentlig upphandling

Det kan kännas övertydligt, men det är ofta en bra idé i en upphandling för att göra det väldigt tydligt för upphandlaren att ni verkligen har svarat på samtliga delar av ska-kravet. Det förenklar också ert QA arbete då man mycket snabbt kan säkerställa att samtliga delar av kravet besvaras.

Ytterligare ett tips för att skriva vinnande anbud

När ni har färdigformulerat anbudstexten utifrån kravspecifikationen och läst igenom krav och svar för att säkerställa att samtliga delar besvaras enligt ställd krav går texten in i nästa fas som vi kallar QA1 (Quality Assurance, steg 1). Där lämnas den vidare till en annan person (vi rekommenderar att man aldrig kvalitetsgranskar sina egna texter), personen skall vara insatt i upphandlingen, kravspecifikationen och ämnet som har beskrivits för att kunna göra en kvalificerat QA.

Kvalitetssäkringsprocessen beskrivs även i artikeln tio tips för att lämna anbud i en offentlig upphandling, och vi kommer att skriva en separat artikel om QA processen lite längre fram.