Två saker avgör över tid
Vi arbetar med kvaliteten på anbuden och med antalet anbud. Det är kombinationen som ger resultat.
Föreställningen om det perfekta anbudet som vinner varje gång stämmer inte. Offentliga affärer fungerar som allt annat säljarbete: fler dörrknackningar ger fler ja. Ett bolag som lämnar ett anbud om året behöver ha tur. Ett bolag som lämnar tio genomarbetade anbud behöver inte det.
Därför arbetar vi med kunder över tid snarare än per uppdrag. Vi lär känna era styrkor och svagheter, bygger upp en databas med referenser, cv och återkommande underlag, och blir snabbare för varje anbud.
Vad vi gör och vad ni gör
Vi bevakar marknaden och hör av oss när något relevant annonseras, med vår läsning av kraven och förutsättningarna. Bestämmer ni er för att lämna anbud sätter vi en projektplan: vad som ska göras, av vem och till när.
Sedan skriver vi de delar som går att skriva åt er: kvalitetsledning, miljöledning, företagspresentation, svaren i upphandlingssystemet. Ni tar det vi inte kan göra i ert ställe: referenser, cv, arbetsprover och det som bara ni vet om leveransen. Under arbetet ger vi löpande feedback kopplad till kraven och utvärderingsmodellen.
Cirka en vecka före sista anbudsdag granskar vi hela anbudet. Två anbudsspecialister läser underlaget en gång till och kontrollerar att allt som efterfrågas finns med. Dagen före deadline laddar vi upp i systemet. Det sista steget är ert: att logga in och skicka in.
Efter tilldelningsbeslutet
Vann ni går vi igenom vad som avgjorde och tar med oss det till nästa upphandling. Förlorade ni gör vi samma sak med motsatt förtecken, begär ut det vinnande anbudet när det går och läser var poängen försvann.
Vi kontrollerar också att upphandlingen gått rätt till. Ser vi något som inte stämmer påtalar vi det, så att en rättelse kan ske medan det fortfarande är möjligt.
Lagen om offentlig upphandling
LOU styr inköpen hos myndigheter, regioner, kommuner och bolag som finansieras med skattemedel. Lagen finns för att motverka korruption och för att skattepengarna ska räcka längre. Många vi talar med tycker att den är onödigt krånglig. Den finns för att skydda medborgaren och hålla konkurrensen schysst, och det är en ordning vi står bakom.
Fyra saker ser vi gå fel gång på gång:
- Anbudet svarar inte på frågan. Läs underlaget och svara på det som faktiskt efterfrågas. Möjligheten att komplettera i efterhand är starkt begränsad, just för att alla ska behandlas lika.
- Frågor och svar används inte. Funktionen finns i varje upphandling, och den som ställer frågan är anonym. Är något oklart, fråga.
- Bilagor saknas. Allt som efterfrågas ska bifogas. Det är sällan tillåtet att hänvisa till en hemsida för att läsa mer.
- Omfattningsbegränsningar missas. Upphandlingsverktygen har olika tecken- och sidbegränsningar på fritextsvar. Kontrollera dem innan ni skriver.
Vanliga frågor
Hur går en upphandling till?
Upphandlingar annonseras publikt i registrerade annonsdatabaser. Myndigheten beskriver sitt behov i ett förfrågningsunderlag, och leverantörer lämnar anbud utifrån det. Det eller de anbud som är bäst enligt upphandlingens utvärderingsmodell tilldelas avtal. Alla som lämnat anbud får ta del av hur utvärderingen gick och vem som vann.
Var hittar man upphandlingar?
Det finns flera bevakningstjänster: Mercell Opic, Pabliq och Offentliga upphandlingar. Vi använder Mercell Opic, som har en gratisversion med begränsad sökfunktion. Vi bevakar marknaden åt våra kunder, så i ett samarbete behöver ni inte hålla koll själva. Läs mer i vår introduktion till offentliga upphandlingar.
Vad krävs för att få lämna anbud?
Det beror på vad som upphandlas. Grundkraven är oftast att bolaget är registrerat, betalar sina skatter och har god kreditvärdighet. Därutöver krävs i regel bevisad erfarenhet: referensuppdrag, cv och ibland arbetsprover.
Vad kostar det att arbeta med er?
En uppstartsavgift per anbud och en ersättning som utgår när ni vinner. Nivån beror på avtalets storlek och anbudets omfattning. Ni får ett tydligt pris innan vi börjar, och vi arbetar aldrig med öppna timmar.
Vill ni veta vad som upphandlas i er bransch? Hör av er, så tittar vi på det tillsammans.