Offentlig upphandling

Anbud Direkt hjälper bolag att lyckas med anbud inom offentlig upphandling. Det är vanligt att bolag kontaktar oss efter att på egen hand provat lämna anbud men inte riktigt lyckats. Kanske på grund av brist på kunskap om hur eller kanske är du en av de många bolag som har gått vinnande ur en upphandling men inte fått någon affär ur vinsten?  Det är såklart också vanligt att man kommer till oss och är intresserad av att förstå vilken potential det finns på den offentliga marknaden utan någon tidigare erfarenhet alls.

Vi hjälper kunden med två huvudsaker;

  1. Höja och säkra kvaliteten på inlämnade anbud
  2. Höja kvantiteten av inlämnade anbud

Det är kombinationen av dessa två delar som ger resultat. Det är en vanlig missuppfattning att man tror att man kan lämna det perfekta anbudet och vinna varje gång. Så ser det tyvärr inte verkligheten ut. Att arbeta med offentlig upphandling är precis som allt annat försäljningsarbete; “desto fler dörrknack, desto fler ja-tack”.

Det är precis det som är Anbud Direkts största styrka. Vi arbetar med våra kunder över tid och våra relationer bygger på strategiska partnerskap. Vi lär känna bolagets styrkor och svagheter och arbetar nära tillsammans med kunden över tid för att nå gemensamma affärsmål.

Vår process i jobbet med offentlig upphandling – Från start till mål

När vi ingår ett samarbete med en ny kund och fått förståelse för vilka affärsmöjligheter som är intressanta för dem sätter vi upp en bevakningsprofil av offentliga upphandlingar som passar kunden. Så snart en ny upphandling publiceras hör vi av oss med en sammanfattning över kraven, förutsättningar och våra reflektioner kring underlaget, kundens chans att ta hem affären och hur mycket affären är värd. 

Efter att vi har kommit överens om att lämna in anbud för den aktuella upphandlingen sätter vi samman en projektplan som förtydligar vad som skall göras, av vem och till när och bokar in uppstartsmöte

Nu börjar det viktiga arbetet för oss och våran kund. Kunden börjar skriva de delar som vi inte kan skriva åt dem, exempelvis kan det handla om ta fram referenser, CV eller göra ett arbetsprov. Vi börjar parallellt att skriva de delar som vi kan ta hand om. Ofta handlar det om att ge utkast på kvalitetsledningssystem, miljöledningssystem, företagspresentationer, vi fyller i mallar i systemet osv.  Under vår relation med kunden skapar vi en databas där vi samlar referenser, CV, och relevanta uppgifter, allt för att det ska bli smidigt, enkelt och effektivt för kunden.

Vi säkrar kvalité av kundens texter

Genom att ge löpande kvalitativ feedback under arbetets gång, som är  kopplat till kraven och utvärderingen i upphandlingen. Med vår expertis och erfarenhet inom branschen kan vi hjälpa kunden att  läsa “mellan raderna”, tolka och ställa frågor till den upphandlande enheten.

Cirka en vecka innan sista anbudsdag kvalitetsgranskar vi hela anbudet. Det innebär att två kvalificerade anbudsspecialister går igenom hela anbudet, läser underlaget en gång till och säkerställer att allt som efterfrågas finns med. Vi säkrar  att anbudet är tydligt och konsekvent svarar på alla frågor som upphandlaren ställer. Dagarna innan deadline har kunden således ett färdigt anbud som är vattentät och håller hög kvalitet. Vi laddar upp i systemet och dubbelkollar allt en sista gång.

Nu återstår kundens sista insats, att logga in i anbudsportalen och skicka in anbudet.  Vid positivt svar analyserar vi vad som gjorde att vi vann, tar med oss utvecklingsmöjligheter inför kommande upphandlingar.  Om tilldelningsbeslutet inte gick vår väg analyserar vi varför utfallet blev som det blev för att vi ständigt ska bli bättre. Vi går alltid igenom och säkerställer att upphandlingen har gått rätt till, vid misstanke om fel påtalar vi detta så en rättelse kan ske.

Skriva anbud på tavla
Sören i soffa med laptop med upphandlingar inom it-branschen

Lagen om offentlig upphandling

 

LoU – Lagen om offentlig upphandling är regelverket som styr inköp för alla myndigheter, regioner, kommuner och bolag som finansieras av våra skattepengar. Lagen är till för att motverka korruption och säkerställa att vi som som medborgare får så mycket som möjligt för våra skattepengar.  Många vi talar med tycker att LOU är onödigt krånglig och byråkratiskt. Lagen är till för att skydda medborgaren och säkerställa schysst konkurrens på marknaden och det tycker vi är bra.

Det finns några saker man måste vara uppmärksam på när det kommer till LOU. Här är några av de viktigaste punkterna som vi ser många gör fel kring;

  1. Se till att verkligen läsa upphandlingsunderlaget och verkligen svara på det som efterfrågas. Möjligheten att komplettera ett otydligt anbud är ytterst begränsade för att säkerställa likabehandling.

  2. Använd frågor och svar funktionen som alltid finns i offentliga upphandlingar. Frågorna som ställs publiceras när de besvaras, och kom ihåg, du som ställer frågorna är anonym. Använd frågor och svar för att få klarhet i allt som är otydligt!

  3. Säkerställ att allt som efterfrågas bifogas i anbudsportalen. Det är vanligtvis inte tillåtet att hänvisa till en hemsida för att “läsa mer” utan all information som efterfrågas skall bifogas.

  4. Var noggrann med att kontrollera omfattningsbegränsningar i diverse krav och i upphandlingsverktygen. De olika upphandlingsverktyg har olika omfattningsbegränsningar på fritextsvar.

Korta frågor och svar om offentlig upphandling

Här nedan har vi samlat de vanligaste frågorna som vi får om offentlig upphandling

Hur går upphandlingar till?

Offentliga upphandlingar publiceras offentligt på registrerade annonsdatabaser. Den upphandlande enheten (exempelvis en kommun) beskriver sina behov och den privata aktören lämnar offert baserat på behovet som beskrivs i förfrågningsunderlaget. Det eller de anbud (dvs offerter) som upphandlaren bedömer som är bäst baserat på den utvärderingsmodell som beskrivs i upphandlingen tilldelas kontrakt. Alla som har lämnat anbud får ta del av hur utvärderingen har gått till och vem som vann kontraktet.

Var kan man hitta upphandlingar?

Det finns ett antal verktyg på marknaden, bland annat Mercell Opic (opic.com), Pabliq (pabliq.se) och Offentliga upphandlingar (offentligaupphandlingar.se). Vi använder Mercell Opic som har en gratisversion med en begränsad sökfunktionalitet men där man kan söka på upphandlingar som finns ute (https://www.opic.com/upphandlingar/)- Här kan ni läsa mer om att hitta upphandlingar

Vad krävs för att lämna anbud i en offentlig upphandling?

Det beror på vad som upphandlas och vilka krav den upphandlande enheten ställer. De vanliga hygienkraven är att man skall vara ett registrerat bolag som betalar sina skatter och har god kreditvärdighet. Därutöver krävs det ofta att man kan bevisa sin erfarenhet genom att framvisa referenser, CV och exempelvis arbetsprover.