Kan man få förlängning av anbudstiden?

Kan man få förlängning av anbudstiden i en pågående offentlig upphandling?

Hur får man förlängning av anbudstiden i en offentlig upphandling?

Kan vi få förlängning av anbudstiden i en pågående offentlig upphandling? Det är en ganska vanlig fråga som kunder ställer till oss. Oftast är offentliga upphandlingar ganska stressiga och ibland vore det väldigt bra med en vecka eller två till. Det är dock inte alltid lätt att övertyga upphandlaren om.

Men det finns goda nyheter, många gånger går det faktiskt att motivera en förlängning av anbudstiden om man har lite koll på reglerna och motiverar sin begäran på rätt sätt. Nedan beskriver när och hur man kan motivera en förlängning överför upphandlaren.

När kan man få förlängning av anbudstiden?

Vi bör förtydliga att en upphandlare alltid kan välja att ge en förlängning av deadline om denna anser att det gynnar upphandlingen men inte om det gynnar en enskild anbudsgivare endast.

Bild på böcker med text kring om man kan få förlängning av anbudstiden?
Vi måste titta lite i lagtexten för att få motivering till en förlängning av anbudstiden i en offentlig upphandling

Däremot finns det vissa tillfällen där upphandlaren måste göra en förlängning av anbudstiden för upphandlingen. Av nya LOU framgår följande:

8 § Tidsfristen för att komma in med anbud ska förlängas så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta ett anbud, om
1. kompletterande upplysningar inte lämnas inom de tidsfrister som anges i 12 kap. 11 §, eller
2. väsentliga ändringar görs i upphandlingsdokumenten.

Ofta är det stycke 2 som är intressant för oss som anbudsgivare. Om en väsentlig ändring görs i upphandlingsdokumentet så skall anbudstiden förlängas. Men vad innebär en väsentlig förändring då?

Vad utgör en väsentlig förändring?

Det finns inga svart/vita svar kring vad som utgör en väsentlig förändring. Däremot är domstolen ganska överens om att en förändring av de obligatoriska krav i en upphandling exempelvis skulle utgöra en väsentlig förändring. Vi har ofta sett att ett skall-krav ändras av upphandlaren genom frågor och svar utan att det anmärkas.

Ett exempel på en förändring av de obligatoriska krav som skulle kunna utgöra en väsentlig förändring är om upphandlaren genom frågor och svar meddelar att det är krav att “samtliga konsulter skall behärska svenska i skrift och tal”, “referensuppdragen skall vara avslutade” eller “En av referenserna skall avse en offentlig förvaltning med minst 1000 anställda” osv.

Det räcker dock inte nödvändigtvis bara att ett obligatorisk krav tillkommer eller ändras, utan förändringen skall påverka ert eller andras anbud på ett negativt sätt på ett så sätt som ni inte hinner att åtgärda med resterande tid kvar till anbudsinlämning

Hur kan jag motivera en förlängning av anbudstid överför upphandlaren?

Om ni har identifierat att en förändring har skett och att denna bör leda till en förlängning av anbudstiden i en pågående upphandling så kan ni höra av er till upphandlaren via frågor och svar funktionen som finns i samtliga upphandlingsverktyg idag. En motivering kan exempelvis låta enligt nedan (fiktivt exempel).

Angående er meddelande per 1/1 2019 rörande förändring av krav för referensuppdrag. Kravet att minst ett av referensuppdragen skall avse en offentlig förvaltning med minst 1000 anställda fanns inte med i upphandlingsunderlaget när detta publicerades och meddelandet utgör därför en förändring av de obligatoriska kraven i upphandlingen.

Denna förändring påverkar i hög grad vårt anbud eftersom vi redan har tagit fram samtliga referensbeskrivningar och inte med den resterande tid kvar till anbudsinlämning hinner att prata med ny referensperson. Vi misstänker att även övriga anbudsgivare påverkas av denna sena förändring.

Med hänvisning till 11 kap. 8 §, stycke 2 begär vi en förlängning av anbudstiden så att vi hinner att justera vårt anbud. Vi föreslår att anbudstiden förlängs med 2 veckor vilket vi anser skäligt i förhållande till förändringen.

Se till att skicka in motiveringen så nära inpå förändringen som möjligt. Det inte säkert att upphandlaren går med på att förlänga anbudstiden men en bra motivering ökar möjligheterna.

Om ni inte får medhåll så finns det alltid möjlighet att lämna in en överprövning av underlaget. Vi på Anbud direkt kan hjälpa er med det, om ni inte själva känner att ni har rätt förutsättningar – ta kontakt med oss på 031 – 3000 750 eller via vår kontaktsida.