Vad vi skriver och vad ni skriver
Vi tar de delar som går att skriva åt er: utkast på kvalitetslednings- och miljöledningssystem, företagspresentationer, beskrivningar av organisation och genomförande, och ifyllnad av mallar och fritextsvar i upphandlingssystemet.
Ni tar det som bara ni kan: referensuppdrag, cv:n, arbetsprover och det ni vet om hur leveransen faktiskt går till. Vi ger löpande feedback på era texter, kopplad till kraven och utvärderingsmodellen, inte till hur det låter.
Under samarbetet byggs en databas upp med referenser, cv och återkommande underlag. Nästa anbud börjar därför aldrig på ett tomt papper.
Hjälp med anbudsskrivning, från underlag till inlämning
Hjälp med anbud betyder olika saker för olika bolag. För några är det en läsning av underlaget och ett svar på frågan om det är värt att lämna anbud alls. För andra är det hela produktionen, från första genomgången till att filen ligger uppe i systemet.
Vanligast är någonstans mitt emellan: vi tar underlaget, bryter ned det i en kravlista, skriver de texter som går att skriva utan er, och begär in resten av er i den ordning de behövs. Ni får veta vad som saknas medan det fortfarande går att göra något åt det.
De som skriver är anbudsspecialister som gör det varje vecka, inte konsulter som gör det ibland. Det märks mest i det tråkiga: vilka bilagor som brukar fattas, vilken ordalydelse ett krav egentligen kräver, och hur ett svar poängsätts när utvärderingsmodellen räknas igenom.
Så går arbetet till
När vi hittat en upphandling värd att lämna anbud i sätter vi en projektplan: vad som ska produceras, av vem och till när, och ett uppstartsmöte. Sedan skriver vi parallellt, ni och vi.
Cirka en vecka före sista anbudsdag granskar vi hela anbudet. Två anbudsspecialister läser underlaget en gång till och kontrollerar mot varje krav. Dagen före deadline laddar vi upp i systemet och dubbelkollar. Sista steget är ert: logga in och skicka.
Att skriva anbud i offentlig upphandling
Att skriva anbud till offentlig sektor skiljer sig från att skriva en offert till ett privat bolag på en punkt som styr allt annat: köparen har bestämt i förväg vad som ska stå, i vilken ordning och hur svaren ska värderas. Det finns ingen förhandling efteråt och nästan ingen möjlighet att komplettera.
Det gör arbetet mer förutsägbart än många tror. Kraven står i underlaget, utvärderingsmodellen står i underlaget, och den som läser båda noga vet före inlämning ungefär var anbudet landar. Det är också därför ett anbud i offentlig upphandling sällan vinner på formuleringar. Det vinner på att varje krav är besvarat och belagt.
Att lämna över hela anbudsarbetet
Vill ni inte bygga upp funktionen internt går det att lägga ut den. Att outsourca anbudsarbetet betyder i praktiken att vi bevakar marknaden, säger till när något värt att lämna anbud i dyker upp, och driver produktionen. Ni går in där ni behövs och godkänner innan det skickas.
Det är samma anbudsstöd som ett internt team hade gett, med skillnaden att det inte står stilla mellan upphandlingarna och inte försvinner när någon byter jobb. Databasen med referenser, cv och återkommande underlag ligger kvar och växer.
Fyra fel som fäller anbud
- Svaret matchar inte frågan. Läs underlaget och svara på det som efterfrågas, inte på det ni helst vill berätta. Möjligheten att komplettera i efterhand är starkt begränsad.
- Frågor och svar används inte. Funktionen finns i varje upphandling, och frågeställaren är anonym. Är något oklart är det billigare att fråga än att gissa.
- Bilagor saknas. Allt som efterfrågas ska bifogas. Att hänvisa till en hemsida för att läsa mer godtas sällan.
- Omfattningsbegränsningar missas. Fritextsvar har tecken- eller sidgränser som skiljer sig mellan upphandlingsverktygen. Kontrollera dem innan ni skriver, inte efter.
Vi har skrivit mer om det här i artikeln därför förkastas anbud i offentlig upphandling.
Om ni skriver själva
Ni har oftast omkring en månad på er. Det bästa rådet vi kan ge är att börja i tid och arbeta dedikerat. Så här får ni en bra start:
- Skriv ut hela förfrågningsunderlaget. Ta fram märkpenna, anteckningsblock och penna.
- Stäng in er i ett rum där ni inte blir störda. Läs underlaget pärm till pärm, markera allt som är ett krav och skriv ner varje fråga som uppstår.
- Ta fram kalendern. Markera sista anbudsdag och sista dag för frågor. Planera in när varje dokument ska tas fram, och lägg det så att arbetet med materialet hinner väcka frågorna innan frågeperioden stänger.
- Skicka in frågorna.
Då vet ni vad som ska produceras och när. Det vanligaste felet vi ser är att arbetet börjar för sent, och då är det formalian som ryker först.
Vanliga frågor
Vad är ett anbud i en offentlig upphandling?
Ett anbud är svaret ett företag lämnar in i en offentlig upphandling. Det motsvarar en offert till en privat kund, med en skillnad som avgör allt: upphandlingen bestämmer i förväg vad anbudet ska innehålla och i vilken form det ska lämnas. Ett anbud som svarar rätt i sak men fel i formen förkastas ändå.
Hur skriver man ett anbud?
Ni börjar i förfrågningsunderlaget, som listar varje krav och beskriver hur anbuden kommer att poängsättas. Svara på varje krav för sig, med den ordalydelse kravet använder, och belägg det som ska beläggas med intyg, cv eller referensuppdrag. Anbudet lämnas normalt i en anbudsportal som Mercell TendSign, e-Avrop eller Kommers. Läs mer under så går arbetet till ovan.
Vad betyder anbud, och vad menas med anbud i upphandling?
Ett anbud är i grunden ett erbjudande från en part till en annan om att ingå avtal. I offentlig upphandling heter offerten anbud, och den är i regel både mer omfattande och mer formbunden än en offert mellan två privata bolag.
Hur skriver man ett vinnande anbud?
Genom att låta utvärderingsmodellen styra arbetet. Räkna igenom modellen först, så ni vet vad varje del av anbudet är värd i poäng, och lägg tiden där poängen finns. Svara sedan på varje krav med kravets egna ord, belägg det som ska beläggas, och låt någon som inte skrivit texten läsa den mot underlaget innan den lämnas in. Det är sällan det välformulerade anbudet som vinner, utan det fullständiga.
Behöver ni hjälp med nästa anbud? Hör av er, så tittar vi på underlaget tillsammans.