Skriva Anbud

Anbud Direkt hjälper bolag lyckas med att skriva anbud. Det är vanligt att bolag kontaktar oss efter att ha försökt att lämna anbud på egen hand men inte riktigt fått till det. Ibland beror det på bristande kunskap, ibland kanske man har vunnit något ramavtal men inte fått en enda affär utav det. Det sker såklart också ofta att kunder kommer till oss utan någonsin att ha testat att lämna ett anbud i en offentlig upphandling.

Vi hjälper kunder med två huvudsaker:

  1. Skriva bättre anbud
  2. Skriva fler anbud

Det är kombinationen av dessa två delar som ger resultat. Det är en vanlig missuppfattning att man tror att man kan lämna det perfekta anbudet och vinna varje gång. Så ser det tyvärr inte ut i verkligheten. Att skriva anbud är precis som allt annat försäljningsarbete; “desto fler dörrknack, desto fler ja-tack”. 

Det är precis det som är Anbud Direkts största styrka. Vi arbetar med våra kunder över tid och våra relationer bygger på strategiska partnerskap. Vi lär känna bolagets styrkor och svagheter och arbetar nära tillsammans med kunden över tid för att nå gemensamma affärsmål.

Skriva anbud – så här går processen till

När väl vi har hittat en intressant upphandling genom vår bevakning, som görs åt våra kunder, sätter vi samman en projektplan för anbudet som förtydligar vad som skall göras, av vem och till när och bokar in ett uppstartsmöte.

Nu börjar det viktiga arbetet för oss och våran kund. Vi börjar skriva de delar som vi kan ta hand om. Ofta handlar det om att ge utkast på kvalitetsledningssystem, miljöledningssystem, företagspresentationer, vi fyller i mallar i systemet osv. Vår kund börjar skriva de delar vi inte kan åt dem. Under vår relation med kunden skapar vi en databas där vi samlar referenser, CV, och relevanta uppgifter, allt för att det ska bli smidigt, enkelt och effektivt för kunden.

Vi säkrar kvalité av kundens texter genom att ge löpande kvalitativ feedback under arbetets gång, som är kopplat till kraven och utvärderingen i upphandlingen. Med vår expertis och erfarenhet inom branschen kan vi hjälpa kunden att  läsa “mellan raderna”, tolka och ställa frågor till upphandlaren kring anbudet.

Cirka en vecka innan sista anbudsdag kvalitetsgranskar vi hela anbudet. Det innebär att två kvalificerade anbudsspecialister går igenom hela anbudet, läser underlaget en gång till och säkerställer att allt som efterfrågas finns med. Vi säkrar  att anbudet är tydligt och konsekvent svarar på alla frågor som upphandlaren ställer.

Dagen innan deadline har kunden således ett färdigt anbud som är vattentät och håller hög kvalitet. Vi laddar upp i systemet och dubbelkollar allt en sista gång. Nu återstår kunden sista insats, att logga in i anbudsportalen och skicka in anbudet.

Sören pratar i telefon om att skriva anbud
Jakob i fåtölj om att skriva anbud

Vikta punkter att tänkte på när du ska skriva anbud

 

Även om ett anbud i en offentlig upphandling kan likna vanligt försäljningsarbete på många punkter så finns det några saker man måste vara extra uppmärksam på när man skriver anbud. 

  1. Se till att verkligen läsa upphandlingsunderlaget och verkligen svara på det som efterfrågas i ert anbud. Möjligheten att komplettera ett otydligt anbud är ytterst begränsade för att säkerställa likabehandling.
  2. Använd frågor och svar funktionen som alltid finns i anbudsportalen. Frågorna som ställs publiceras när de besvaras, och kom ihåg, du som ställer frågorna är anonym. Använd frågor och svar för att få klarhet i allt som är otydligt kring anbudet!
  3. Säkerställ att allt som efterfrågas bifogas i anbudsportalen. Det är vanligtvis inte tillåtet att hänvisa till en hemsida för att “läsa mer” utan all information som efterfrågas skall bifogas.
  4. Var noggrann med att kontrollera omfattningsbegränsningar i diverse krav och i anbudsportalen. De olika upphandlingsverktyg har olika omfattningsbegränsningar på fritextsvar.

Från att skriva anbud till att lämna in anbud

 

Man har vanligtvis cirka 1 månad på sig att skriva sitt anbud. Det bästa tricket vi kan ge för att höja kvaliteten på sina anbud är helt enkelt att arbeta dedikerat med anbudet och börja i tid. Du kommer klara det bättre än de flesta genom att följa dessa enkla steg;

  1. Skriv ut hela förfrågningsunderlaget, ta fram en märkpänna, en anteckningsblock och en penna. (det går såklart att använda en tablet om man vill vara mer miljövänlig).

  2. Stäng in dig i ett rum där du inte störs. Läs igenom hela underlaget, pärm till pärm och markera allt som är viktigt i underlaget. Skriv ner alla frågor som uppstår på din anteckningsblock.

  3. Nu tar du fram kalendern. Markera när sista anbudsdag är och när det är sista dag att ställa frågor. Planera sedan in när du skall ta fram de olika dokument. Kom ihåg att det är väldigt vanligt att flera frågor uppstår när man arbetar med materialet så det är bra att du hinner börja på alla dokument innan tiden för frågor och svar går ut.

  4. Skicka iväg alla frågor som du har skrivit ner på din anteckningsblock via frågor och svar. 

Nu har du en tydlig uppfattning av vad som skall produceras och du har lagt en tidsplan. Då är du riktigt bra på väg för ett bra anbud. Det absolut vanligaste felet vi ser är att man börja anbudsarbetet alldeles för sent och risken blir då mycket stor att man missar något i sitt anbud som därför förkastas.

Korta frågor och svar om anbud

Här nedan har vi samlat de vanligaste frågorna som vi får om anbud och att skriva anbud.

Vad är ett anbud i en offentlig upphandling?

Ett anbud är det svaret ett privat bolag lämnar in i en offentlig upphandling. Det kan likställas med en offert till ett privat bolag. Skillnaden är att ett anbud i en offentlig upphandling ofta har strikta krav på vad anbudet skall innehålla och hur anbudet skall lämnas. Läs mer om upphandlingar och att skriva anbud här.

Hur skriver man ett anbud?

Anbud skall ofta, men inte alltid, lämnas i en anbudsportal. Exempelvis Tendsign, e-avrop eller kommersannons. Vad anbudet skall innehålla framgår av förfrågningsunderlaget som är publicerat. Det är viktigt att du besvarar frågor tydligt och fullständigt.

Vad betyder anbud

Ett anbud är ett erbjudande från en part till en annan om att ingå ett avtal parterna emellan. Offerter i offentliga upphandlingar kallas anbud och anbud är vanligtvis mer utförlig och omfattande än B2B offerter.