De bästa (gratis) verktyg för att skriva anbud

Att skriva ett anbud kan kännas svårt, speciellt om man saknar bra verktyg för processen. Nedan listar vi våra favoriter bland gratis verktyg för att skriva anbud.

Ofta handlar utmaningen kring att lämna anbud i offentlig upphandling mer om att leda processen än att faktisk skriva anbudet. Det är ett stort antal variabler man måste ha koll på, och det kan kännas överväldigande. Nedan rekommenderar vi därför ett antal verktyg som vi själva ofta använder för att säkerställa att inget ramlar mellan stolarna.

Samtliga verktygen är gratis att använda, men det finns även premium versioner beroende på vilka funktioner man vill åt.

Trello

Trello från Atlassian är ett fantastiskt Kanban liknande verktyg för att organisera vilket projekt som helst. Kanban tavlan används för att flytta projektdelar framåt och enkelt skapa ett överblick över hur man ligger till i arbetet.

Man kan skapa flera parallella trello tavlor, och vi brukar att rekommendera att man skapar en per upphandling. Listorna som vi brukar att skapa är:

  1. Att göra
  2. Påbörjat
  3. Parkerat – avvaktar återkoppling
  4. Strul
  5. QA1
  6. Ladda upp i Tendsign (eller annat upphandlingsverktyg som används)
  7. Redo för inskick

Tavlan kan sedan delas med flera personer i ens team. Det är ganska vanligt att en kommersiellt ansvarig vill gå igenom anbudet i steget QA1 steget (läs mer om Quality Assurance i denna artikel). När kommersiellt ansvariga sedan har godkänt flyttar hen över kortet till nästa rad “Ladda upp”.

Fördelarna med Trello är att det är ett enkelt verktyg för att få snabbt överblick över anbudsarbetet som på mycket gott sätt stödjer samarbeten med flera personer.

Team Gantt

Gantt-scheman är ännu ett sätt att överblicka sina projekt. Som namnet antyder är det ett Gantt verktyg till skillnad från ett Kanban verktyg som Trello ovan. Gantt schemat fungerar vid att man visualiserar aktiviteter över tid i en typ kalender, medan en Kanban är som en whiteboard tavla fylld med post-it lappar.

Team Gantt är i vår åsikt det bästa Gantt-verktyget som finns kostnadsfritt tillgängligt online. Det finns en premium version som man kan använda om man har många användare som skall ha tillgång till samma schema, men annars finns allt de flesta behöver kostnadsfritt tillgängligt.

Vi gillar särskilt Gantt scheman då man behöver planerar flera olika upphandlingar som måste drivas parallellt med varandra. Att ha alla uppgifter samlade ger dig stenkoll på deadlines. Nackdelen är att det kan bli svårt att överskåda och att Gantt schemat inte är lika tillgivande överför omprioriteringar eller ändrade deadlines.

Har ni mer än en parallell upphandling på gång? Då föreslår vi att ni använder Team Gantt, annars tycker vi Trello är lite enklare att komma igång med.

Google Drive, Sheets och Docs

De flesta har ju redan ett Google konto, och därmed även en Google Drive, Google Sheets, Google Docs etcetera. Många känner till att man kan dela dokument, och skriva texter lite likt Word på Google Apps – men många använder inte detta gratis verktyg för att skriva anbud och känner inte till att man kan skriva flera personer i samma dokument samtidigt.

När man arbetar med anbud till offentliga sektorn så är det oftast många och långa dokument som skall författas. Därför kan man med fördel vara flera som arbetar med samma dokument samtidigt. Google Docs tillåter att flera personer är inne i samma dokument och skriver på olika delar samtidigt, det gör det mycket effektivt att skriva ett anbudsdokument även om personerna sitter fysiskt olika ställen.

Googles verktygslåda av verktyg finns ju även som ett fullständigt Office alternativ, under namnet G Suite, men för många räcker gratisversionerna mycket långt.

Slack & Microsoft Teams

Alla känner väl igen sig i lite för många mails i inkorgen, och lite för lite tid. Därför är det oftast effektivare att använda sig av någon form för chat-kanal när man samarbeta på så omfattande ett projekt som att lämna in ett anbud i en offentlig upphandling.

Microsoft Teams är inte gratis, men eftersom många företag har redan har en Microsoft Office licens som innehåller Microsoft Teams. Det het tidigare Skype For Business, och ännu tidigare Lync. Därför tillåter vi oss att kalla det gratis. Om ni redan har en licens är det närliggande att använda detta Microsoft Teams för en pågående upphandling. Då kan ni dela nya dokument uppdatera sig om frågor och svar och ställa snabba frågor utan att varje fråga måste ställas i en ny mail-konversation.

Slack är ännu ett alternativ som kan användas för att effektivt kommunicera med dina projektkollegor utan att stöka ner varandras inkorgar.

Om inte ni idag använder ett chat-verktyg så föreslår vi att ni börjar med det. Det kan kännas lite bökigt i början, men ni kommer att uppskatta det mycket snart när det börjar närma sig deadline.

Avslutande om gratis verktyg för att skriva anbud

Vi har här tipsat om de verktyg som vi använder i vårt arbete varje dag, men det finns många fler. Kolla gärna på vår artikel anbud till offentlig sektor – såhär ska du tänka, som ger tips om hur man sätter igång med ett anbud.

Vi kommer även inom kort släppa vår guide kring att lämna anbud – från ax till limpa. Om ni har några frågor eller funderingar innan dess så är ni välkomna att höra av er via vår kontaktsida.

Lämna en kommentar