Att lämna anbud i en offentlig upphandling – tio tips

Att lämna anbud i en offentlig upphandling kan kännas svårt. Vi på Anbud direkt brinner för att hjälpa bolag i alla storlekar att vinna offentliga upphandlingar. Oavsett om det är första gång du lämnar ett anbud, eller om ni redan har en utarbetat strategi kring att lämna anbud i offentliga upphandling så finns det något för dig i denna artikel.

Här tipsar vi om tio saker att tänka på när du skall lämna anbud i en offentlig upphandling

1. Börja i tid

Ja detta kan kännas som en självklarhet, men det är tyvärr vanligt förekommande att man börjar alltför sent. Ofta har man 30 dagar på sig att lämna sitt anbud, vilket kan kännas som oceaner av tid i en verksamhet där det alltid är fullt upp.

Men att inte börja i tid är den absolut vanligaste anledningen till att man inte lämnar ett vinnande anbud. Med tidspress kommer fel, och i offentliga upphandlingar kan till och med små fel betyda att bolagets anbud förkastas. Så se till att ni sätter igång så snart som möjligt!

2. Sätt upp en projektplan

Många känner inget behov av en projektplan när man sätter igång med att lämna sitt första anbud. Sen när väl deadline börjar att närma sig börjar man att känna att man inte riktigt har överblicken och då börjar man att ångra att man inte började med en bra plan för sitt anbud.

Det första man bör börja med när man skall lämna anbud i en offentlig upphandling är att göra en gedigen projektplan. Till och med de mest erfarna bid managers börjar varje offentlig upphandling med att sätta upp en plan för anbudet. Vilka resurser har ni tillgängliga, vem skall göra vad och vilka interna deadline måste hållas för att lämna in anbudet i tid är frågor som projektplanen bör besvara.

3. Ställ frågor

Ställ frågor när man lämnar anbud i en offentlig upphandling
Business vector created by katemangostar – www.freepik.com

Det finns alltid möjlighet att ställa frågor till den upphandlande myndigheten, och det uppmanar vi aktivt till. Upphandlare är oftast inte experter på just din bransch och kan därför oavsiktligt ställa krav som inte är rimliga. Upphandlaren är därför beroende av att ni ställer frågor och kommenterar om något är otydligt i underlaget.

Det samma gäller om det finns något i underlaget som gör att ni inte kan lämna anbud (exempelvis uppsägningstid, skadestånd, ovanliga certifieringar eller liknande) – upphandlaren kan då omedvetet ha ställt ett oproportionerligt krav och kan revidera förfrågningsunderlaget.

En annan fördel med att föra dialog med upphandlaren är att man visar att man som bolag är påläst och vill att det skall bli bra för båda parterna. Även om det inte får påverka utvärderingar ger det oftast bra förutsättningar för ett bra samarbete om man vinner upphandlingen.

4. Läs och förstå hur ert anbud utvärderas

Det framgår tydligt av LOU (Lagen om Offentlig Upphandling) att det är den upphandlande enhetens skyldighet att på ett tydligt och transparent sätt berätta vad som utvärderas och exakt hur inkomna anbud kommer att poängsätts. Om det av någon anledning inte framgår, eller ni inte är säkra på exakt vad som menas så är det dags att kontakta upphandlaren enligt tips 3.

Det innebär alltså att ni får veta exakt vad som utvärderas, hur mycket varje delmoment är värd och hur det påverkar er prissättning. Innan man sätter igång med att lämna anbud i en offentlig upphandling måste man alltså förstå vad som ens anbud skall fokusera på.

Tyvärr ser vi ändå gång på gång att man inte riktigt har förstått utvärderingsmodellen och istället kör på sina “vanliga” mallar när man sätter sina priser och skriver sina texter. Ni maximerar era chanser att vinna genom att förstå exakt hur upphandlaren läser ert anbud. Det är vanligt att priset som ni anger bara utvärderas till 20% av anbudssumman.

Om det är första gången ni sitter med en utvärderingsmodell och ni är osäkra så är ni alltid välkomna att höra av er till oss.

5. Skriv texter från början

Detta tips hör ihop lite med det föregående. Ett väldigt vanligt fel som vi ser när vi är ute och hjälper bolag att optimera deras anbudsprocess är att man använder sina standardtexter som följer med i alla anbud – såväl till privata bolag som offentliga kunder. Det kan vara helt OK att använda standardtexter eller så kallade “boilerplate texter” men det får endast förekomma till de frågor där texten perfekt svarar på det som efterfrågas.

En stor del av ert arbete går ut på att verkligen förstå frågan som ställs och sedan formulera en text som inte bara svarar på frågan, men också visar överför upphandlaren att ni har förstått frågan och varför den ställs. Det visar på att ni kan er bransch och er leverans mycket väl och är något som ofta utvärderas högt.

Det är mycket vanligt idag att upphandlare utvärderar anbudsgivarens svar och ger poäng till anbudet för att styrka anbudsgivarens förmåga att leverera (detta framgår av utvärderingsmodellen, se tips 4). Ni har inte råd att inte få full poäng, då har ni med all sannolikhet förlorat upphandlingen.

Så från och med nu, inga fler standardtexter. Eller hur?

6. Gör en marknadsundersökning och en konkurrentanalys

Det härliga med offentliga upphandlingar och offentlighetsprincipen är att en omsorgsfull anbudsgivare kan ta del av väldigt mycket informations om båda marknaden som den agerar i och sina konkurrenter.

Genom olika verktyg (vår favorit är Opic Analys) kan ni se en mängd olika information om tidigare upphandlingar. Exempelvis går det att se vem som vann förre upphandlingen, hur det underlaget såg ut och vem som lämnade anbud. Genom en marknadsundersökning går det även att se vilka offentliga kontrakt dina direkta konkurrenter har idag.

Visste du att du oftast kan få ta del av exakt vilka priser den nuvarande leverantör har hos kunden? Ni kan få ta del av informationen genom att höra av er till upphandlande myndighetens arkiv eller hör er till oss så hjälper vi er.

Vi kan även hjälpa er med att göra en fullständig marknadsanalys så att ni har bästa underlag för att sätta igång med er satsning mot den offentliga sektorn.

7. Sekretessbelägg dina anbud

Detta tips är kopplat till den föregående punkten. Det är oftast en bra idé att sekretessbelägga sina anbud, det gör det svårare för dina konkurrenter att ta del av era företagshemligheter, se er prisstrategi och hur ni strukturerar ert anbud.

Notera att det oftast inte är möjligt att sekretessbelägga anbudssumman, men olika delsummor och beräkningar går oftast att sekretessbelägga. Ni kan aldrig på förhand veta om upphandlande enheten godkänner er sekretessbegäran, men det är altid en bra idé att försöka.

Det är vanligt att begära sekretess på exempelvis:

  1. Priser
  2. Tekniska beskrivningar
  3. Referenser
  4. Arbetsprov
  5. CV / personalbeskrivningar
  6. Samarbetspartners

Motivera er sekretessbegäran och koppla den till vilken risk för skada som anbudsgivaren utsätts för om uppgifterna röjs. Det kan även vara en bra idé att understötta sin begäran med referenser till olika domstolsbeslut inom området för att lägga vikt bakom er sekretessbegäran.

8. Prata med dina referenser

Referenser är vanligt förekommande i offentliga upphandlingar. De lärda tvister fortfarande om det är godkänd att utvärdera en referens, det som är (ganska) säkert idag är i alla fall att man inte får ge mervärde desto fler referenser som en anbudsgivare kan presentera.

Däremot är det väldigt vanligt att referenser skall betygsätta en anbudsgivare, och att referensen betyg ger poäng till anbudsgivaren.

Det är ett krav att upphandlaren berättar exakt vilka frågor som de kommer att ställa referensen. Trots detta är det vanligt att anbudsgivare inte pratar med sina referenser om vilka betyg de kommer ge. Vi har ofta sett att en referensperson helt välmenande inte har gett toppbetyg för att få sin referens att låta mer trovärdig – det vill man absolut inte i en offentlig upphandling.

Så ring era referenser och våga ställ fråga. Berätta att ni skall lämna anbud i en offentlig upphandling. Vara raka och ärliga och säg att det är viktigt att ni får toppbetyg i varje punkt (och sedan berättar om vilka frågor som de kommer få ställda). Om referensen inte känner att det stämmer överens med er leverans så letar ni vidare iställetAn

9. Ha en gedigen QA (Quality Assurance) process

Quality Assurance eller kvalitetssäkring som det heter på svenska är ett viktigt steg i varje anbud som lämnas in. QA görs av en annan person än den som har skrivit anbudet. Det är viktigt att personen som kvalitetsgranskar är väl insatt i upphandlingen och reglerna.

Ni kan antingen göra kvalitetssäkringen när hela anbudet är färdigt, eller löpande beroende på er projektplan. Åsidosätt cirka 20% av er tidsplanering till kvalitetsgranskningen.

Vi uppmanar våra kunder att vara ytterst kritiska och betygsätta alla dokument på en skala från 1-5 enligt nedan:

  1. Stämmer inte alls överens med kravet
  2. Boilerplate text som inte är anpassat (se punkt 5)
  3. Boilerplate text som är anpassat men saknar en röd tråd
  4. Texten är skrivit utifrån kravet och är godkänd
  5. Texten är perfekt.

Endast de texter som ni ger betyg 4 och 5 är godkända för ska-kravstexter (texter som inte utvärderas). Endast texter som får betyg 5 är godkända för bör-kravstexter (texter som utvärderas och poängsätts).

En gedigen QA process kan – och är ofta – skillnaden mellan ett vinnande anbud i en offentlig upphandling eller en förlust. Till och med den mest erfarna bid manager upptäcker allvarliga brister eller avvikelser upptäcks under QA.

10. Ta en time-out

Time-out begreppet kommer faktiskt från hospitalens operationssal. Innan en operation sätts igång så stanna alla upp för att säkerställa fullständig fokus. Time-outen handlar om att säkerställa att alla vet exakt vad som skall göras, och vad deras roll är.

En time-out kan vara en mycket effektiv metodik att implementera samma dag som ni skall lämna in anbudet. Beroende på anbudets omfattning kan time-outen vara allt från en hel dag till 30 minuter.

När time-outen går igång tar anbudsspecialisten eller projektledaren ordet. Man går igenom vad som skall hända med projektgruppen, vem som har ansvar för vad, och hur allt skall göras. Vi förespråkar att man läser igenom allt material, samtliga frågor och svar, hela underlaget och alla texter en gång till. Ja det låter lite extremt, men era chanser att vinna upphandlingen blir mycket större.

När allt har gåtts igenom så sätter man igång med att ladda upp materialet i det digitala anbudssystem.

Så här var tio tips kring att lämna anbud i en offentlig upphandling. Vi har med våra mångårig erfarenhet av att lämna anbud många fler tips och tricks att dela med oss, tveka inte att höra av. Lycka till med de offentliga affärer!