Anbudsarbete är ofta ett ensamt arbete
Ett anbud tar tid och kräver resurser, och ansvaret vilar sällan på fler än en person. Ibland är det en bid manager. Oftare är det någon som fått rollen på vägen: i mindre och medelstora bolag inte sällan vd eller försäljningschefen.
Den personen ska hålla reda på varje ska-krav, varje bilaga, varje förtydligande som kommit via frågor och svar, och samtidigt skriva. Att någon annan läser med färska ögon innan inlämning är det billigaste sättet att undvika ett förkastat anbud.
Vad vi kontrollerar
Vi läser förfrågningsunderlaget och anbudet mot varandra, krav för krav. Vi går igenom om varje obligatoriskt krav har ett svar och om svaret säger det kravet frågar efter. Vi kontrollerar att alla efterfrågade bilagor finns med, i rätt version och inom eventuella tidsgränser.
Vi stämmer också av vad som sagts i frågor och svar, eftersom förtydliganden där ofta ändrar förutsättningarna. Och vi granskar uppladdningen i upphandlingssystemet. Filerna ska ligga rätt, vara läsbara och hålla sig inom systemets begränsningar.
Vanligtvis gör vi granskningen ett par dagar före sista anbudsdag, så att det finns tid att åtgärda det vi hittar.
När det är värt en extern granskning
Sitter ni ensamt ansvariga för att anbudet lever upp till alla krav, och är osäkra på om det gör det, är det läge. Detsamma gäller när avtalet är stort nog att en formalia-miss blir dyr, eller när ni lämnar anbud i en upphandling av ett slag ni inte gjort tidigare.
Vi är den sista garanten: den som ser till att anbudet inte förkastas på onödiga fel, och som samtidigt kan höja kvaliteten i svaren där utrymmet finns.
Har ni ett anbud på gång? Hör av er i god tid före sista anbudsdag.