Läs och analysera upphandlingen
Det första naturliga steg i att planera ett anbud i en offentlig upphandling är givetvis att analysera underlaget. Hur utvärderas anbudet?
Vilka delar som utvärderas är givetvis extra viktiga för det är dessa delar som ni skall ägna extra mycket tid åt, och planera in ett extra QA steg för. Hur ni strukturerar anbudstexten utifrån kravspecifikationen kan ni läsa mer om i vår artikel Såhär lyckas du att skriva ett vinnande anbud.
Nu när ni har analyserat underlaget och fått en bild av varje leverabel som ska lämnas in i anbudet så går ni vidare till nästa steg, nämligen att tidsestimera leverabler och planera anbudet.
Tidsestimera & planera ett anbud i en offentlig upphandling
Nu när ni har skapat er en överblick över vilka leverabler som finns att ta fram så är nästa naturliga steg i att planera ett anbud i en offentlig upphandling att börja att estimera alla delar av anbudet i tid. Vi rekommenderar att använda Team Gantt eller Trello (se nedan) för att få ett överblick, se gärna vår jämförelse över de bästa anbudsverktygen i artikeln De bästa gratis verktyg för att skriva anbud
Varje arbetsmoment tar ofta en del längre tid än man först tror. Det finns någon gyllene regel inom projektplanering att man skall ta alla sina estimat och gånger med pi (3.14) så brukar det stämma. Regel är halvt på skämt och halvt på alvar. Man blir ofta förvånad över hur lång tid saker och ting tar, och då är det skönt att ha tagit i sina estimat.
Fördela resurserna
Ta alltid gärna hjälp, ert anbud blir bättre så – garanterat. Vi rekommenderar att man aldrig lämnar in anbud själv, ha altid minst ett par ögon till på allt arbetet. Det finns så otroligt många småsaker som annars kan gå fel.
Därför är ett nyckelsteg i varje anbudsplanering att fördela de resurser som finns tillgängliga för en direkt. Alla har vi olika styrkor, planera upp arbetsmomenten så de passar dina kollegors styrkor och svagheter bäst. Fördelar dem sedan ut genom planeringsverktyget. Om ni använder Team Gantt eller Trello så får de automatiskt notiser om att de har blivit tilldelat en uppgift, och du kan få notiser när uppgifterna är färdiga.
Lycka till!
Lycka till med er anbud. Om ni har några funderingar kring detta eller annat inom offentlig upphandling är ni välkomna att höra av er till oss på 031 – 300 07 50 eller via vår kontaktsida.