Anbud till offentlig sektor – såhär ska du tänka

man får hjälp att lämna anbud till offentlig sektor

Att lämna anbud till offentlig sektor kan kännas överväldigande. Här ger vi tips på hur du skall tänka vid offentlig upphandling

När vi träffar kunder och pratar om att lämna anbud till offentlig sektor så får vi ofta höra att kunden har gett upp att ens försöka förstå och lämna anbud. Det känns helt överväldigande att ta till sig all information. Känns det igen?

Oftast handlar det helt enkelt om en struktur kring hur man skall tänka när man läser och analyserar en offentlig upphandling. Nedan följer några enkla tips som gör arbetet mycket enklare.

Steg 1. Vad handlar upphandlingen om?

OK. En upphandling kan vara flera hundra sidor lång (ja eller flera tusen beroende på vad som upphandlas), och ett första steg är inte att sätta sig ner och läsa allt. Steg 1 handlar om att förstå vad är det upphandlingen handlar om, vad vill myndigheten handla in.

Oftast går det att läsa det på de första par sidorna. Upphandlingar följer ofta en snarlik struktur, behovet och föremålet för upphandlingen går oftast att utläsa på de första par sidorna.

Så det första steget i att lämna in anbud till offentlig sektor är alltid att börja med att förstå vad myndigheten vill köpa. Gå sen till steg 2.

Steg 2. Kan ni leverera det som myndigheten söker?

Nu vet du vad upphandlingen handlar om, strunta nu i alla villkor och juridisk text. Om myndigheten hade ringt till dig och sagt; “Hej, kan ni hjälpa oss med XYZ”, vad hade du svarat då?

Om ni hade svarat JA, så går du vidare till steg 3. Om inte så lägger ni upphandlingen åt sidan och kollar på nästa istället.

Steg 3. Finns det en ROI?

Detta steg tar oftast lite längre tid, men är mycket viktigt om ni skall lyckas med anbud till den offentliga sektor. Nästa steg är att ta reda på följande information från underlaget och kring er egna verksamhet:

  1. Hur stor är den förväntade omsättning på affären?
  2. Hur många leverantörer vinner kontraktet?
  3. Vilken procentuell vinst förväntar ni ha på affären?
  4. Hur mycket arbete är att det att lämna anbudet
    1. Vad skall produceras
    2. Hur lång tid tar det
    3. Måste ni involvera någon annan som tar betalt?
  5. Hur stor chans finns det att ni vinner affären?

Det som oftast kan vara svårt att förstå är hur stor chans man har att vinna. Här krävs det lite erfarenhet, men också en förståelse för hur ens konkurrentbild ser ut. Det går alltid att titta på tidigare upphandlingar och se vem som lämnade in anbud då, ett bra sätt är att helt enkelt ringa till myndigheten att fråga. Vi på Anbud direkt kan också hjälpa med att skräddarsy konkurrent och marknadsanalyser utifrån era behov, men ofta kommer man långt med ett enkelt samtal. Vi hjälper alltid gärna till på vägen, ni kan nå oss på vår kontaktsida.

För att räkna ut ROI är det då bara att beräkna hur mycket vinst ni kan få på affären (omsättning * vinstmarginal * chans att vinna i procent) / (antal leverantörer) och ställa det mot kostnaden att göra anbudet (timmar * timkostnad). Får ni ett positivt ROI så är det bara sätta igång med nästa steg.

ROI uträkning för att lämna anbud till offentlig sektor

Exempelvis kan uträkningen se ut såhär med faktiska siffror från en pågående upphandling:

ROI uträkning för att lämna anbud till offentlig sektor
ROI uträkning för att lämna anbud till offentlig sektor

I detta exempel fanns det alltså en ROI på 239 100 kronor. Eftersom ROI är över noll så valde man att gå vidare med affären och lämna in anbud.

Steg 4. Varför är ni bäst lämpade för att lösa myndighetens behov?

All sälj handlar ju om att visa överför kunden varför precis min tjänst är den som på bästa sättet löser myndighetens behov. Att lämna anbud till offentlig sektor är inte annorlunda, ni måste förstå och visa överför myndigheten varför ni är bäst lämpade att lösa deras behov.

Nu gäller det om för er att bevisa det. Hur vill myndigheten att ni skall presentera ert anbud, vilka delar skall vara med och vad utvärderar de? Här ger myndigheten dig nyckeln till hur du vinner affären – läs den och förstå den, är något oklart? Ställ frågor!

Steg 5. Sätt igång med anbudet till offentlig sektor!

Nu bör ni ha bildat er en uppfattning kring;

  1. Vad upphandlingen handlar om
  2. Att ni kan leverera
  3. Att det är lönsamt att lämna anbud
  4. Hur ni bevisar att ni är bästa leverantören

Ramarna är nu skapade för att lämna in ett anbud. Då är det bara att sätta igång med arbetet, om ni vill ha tips med på vägen så rekommenderar vi att ni även läser vår 10 tips för att lämna anbud i en offentlig upphandling.