Hur skriver man anbud? – En full genomgång av processen och tips

Att förstå anbudsprocessens nyanser är en sak, medan själva skapandet av anbudet kan vara en separat och ibland komplicerad uppgift. Vad är nyckeln till att skapa ett klart, effektivt och tilltalande anbud?

Här delar vi med oss av ovärderliga råd för att skapa ett toppklassigt anbud. Vi belyser också vanliga misstag när det gäller anbudsgivning (och guidar dig i hur du kan undvika dem!). Bli en mästare på anbud tillsammans med oss!

Vilka resurser bör jag använda när jag skapar anbud?

När en myndighet annonserar en upphandling, hänvisar de ofta till specifika verktyg för inlämnande av anbud. Det finns många sådana verktyg tillgängliga. De mest populära i Sverige inkluderar Tendsign, E-avrop och Kommersannons.

Upphandlingsdokumenten skapas ofta i form av frågeformulär. De kan vanligtvis besvaras direkt inom det angivna upphandlingsverktyget. Men vissa kan tycka att detta sätt är något omständligt. Det kan till exempel vara utmanande att ha en klar översikt. För att bättre hantera de svar man ger, kan det vara mer fördelaktigt att formulera sitt anbud i ett oberoende dokument. Detta underlättar också för dem som vill samarbeta med teammedlemmar under skrivfasen.

Vad bör ingå i ett komplett anbud?

Dokument som beskriver upphandlingen, ofta refererade till som förfrågningsmaterial, utgör samtliga handlingar som en upphandlande enhet tillhandahåller för att tydliggöra vad en specifik upphandling omfattar. Dessa dokument inkluderar varierande information som du måste vara medveten om och beakta när du skapar ditt anbud.

Den administrativa översikten ger insikt om upphandlingens omfattning.
Förutsättningarna för leverantören detaljerar vilka förväntningar och betingelser som finns för den som ska erbjuda produkten eller tjänsten.
Upphandlingsobjektets krav beskriver exakt vad som efterfrågas, det kan vara en produkt, en service eller ett byggprojekt. Detta beskrivs baserat på upphandlingens huvudsyfte. Sådan information kan även benämnas som specifikationskrav eller tekniska beskrivningar. Vi dyker djupare ner i de olika kravkategorier längre fram i texten. Kriterierna för bedömning utgör en central del av upphandlingsmaterialet.
Villkor för avtalet klargör villkoren under vilka tjänsten eller produkten kommer att levereras, inklusive rättigheter och förpliktelser för både leverantör och beställare.

Dessutom bör förfrågningsmaterialet inkludera detaljer om hur avtalet kommer att övervakas. Detta innefattar hur upphandlaren övervakar och säkerställer att avtalsvillkoren efterlevs. Den upphandlande enheten kan även inkludera en särskild plan som beskriver den exakta processen för hur övervakningen av avtalet kommer att utföras.

Hur kan jag tydligt visa att jag uppfyller upphandlingens krav?

För varje upphandling framgår tydligt vilka krav som ställs genom upphandlingsmaterialet. Krav varierar, och de grundläggande, kallade skall-krav, är obligatoriska att uppfylla. Om du inte möter dessa skall-krav kommer ditt anbud inte att passera första skedet, dvs. granskningen, och det blir meningslöst att skicka in ett anbud då det omedelbart kommer att avvisas.

Oftast specificeras i upphandlingsmaterialet även så kallade bör-krav, eller utvärderingskrav. Dessa är inte obligatoriska men fungerar som kriterier som anbudet bedöms efter. Om du uppfyller dessa krav förbättras dina chanser att bli framgångsrik med ditt anbud.

När man framställer sin ansökan gällande kravuppfyllelse bör man vara mycket noggrann. Det är essentiellt att inte enbart poängtera att du uppfyller kraven, utan även förklara hur du gör det. Sträva efter klarhet och se till att upphandlande part enkelt kan greppa hur ditt företag svarar på och uppfyller angivna krav. Detta gäller även för eventuella bör-krav.

För att ge ditt anbud den bästa chansen bör all relevant information gällande krav vara lättbegripligt och klart framställt. Som anbudsgivare är det avgörande att noggrant följa upphandlingsmaterialets uppbyggnad och säkerställa att alla aspekter av kraven har beaktats och adresserats. Om osäkerheter uppstår angående hur ditt företag uppfyller specifika krav, tveka inte att rådfråga kollegor.

Anpassa texten efter utvärderingsgrundarna

All information i anbudet måste vara sanningsenlig och presenteras på ett objektivt sätt. Ett centralt råd är att se till att innehållet tydligt adresserar det som efterfrågas och visar hur det tillför mervärde till den specifika upphandlingen. Det kan involvera att lyfta fram tidigare uppdrag eller kunderfarenheter som är relevanta för den aktuella branschen.

Det är även givande att inkludera CV:n som illustrerar erfarenheterna som de relevanta individer för projektet besitter inom den typen av verksamhet. Ett vanligt fel är att inkludera CV:n som listar en mängd utbildningar och färdigheter. Även om de är imponerande, kan de sakna betydelse för det specifika uppdraget.

Fokusera på att förklara hur specifika erfarenheter och kompetenser korrelerar med och uppfyller utvärderingsgrundarna. Djupdyk i dessa och överväg noga hur ni ska positionera er och vilka aspekter ni bör framhäva i er ansökan. Fundera på vilka kunskaper, expertis och referenser som berikar anbudet och demonstrerar att ni är väl rustade för att uppfylla det som önskas.

Hur bestämmer man priset i ett anbud?

Att sätta rätt pris i ett anbud kan ibland vara en utmaning, särskilt med tanke på upphandlingsdokumentens bedömningskriterier. Men det är en missuppfattning att tro att man ständigt måste vara det mest prisvärda alternativet för att handlas av den offentliga sektorn. I många fall bedöms anbudet baserat på flera kriterier, där priset bara är en del.

Det är här strategiskt tänkande kommer in. Analysera olika utfall – hur skulle det se ut om vi får högsta betyg för kvalitet, eller det motsatta? I vissa fall kan det specificeras att prissättningen bör baseras på en förutbestämd volym, vilket betyder att upphandlaren vill veta priset för en viss kvantitet av produkten. Stämmer denna mängd med den faktiska leveransen? Finns det utrymme för att prissätta en framstående produkt, en vi tror kommer att ha hög efterfrågan, på ett unikt sätt, som med en större vinstmarginal?

Ett annat aspekt att överväga är potentialen för ytterligare försäljning när kontraktet är på plats. Trots detaljerade specifikationer om avtalets innehåll, kan det ofta tillkomma ytterligare order i betydande mängder.

Kombinera alla dessa överväganden, utforska olika prisstrategier och beräkna en total vinstmarginal för hela anbudet snarare än dess individuella delar. Genom att göra detta ökar sannolikheten för att fastställa ett konkurrenskraftigt pris och säkra avtalet.

Sex tips för att lyckas bättre

  1. Anpassa ditt anbud efter upphandlingens krav och kriterier: Läs igenom upphandlingsdokumenten noggrant och se till att ditt anbud tydligt och koncist besvarar alla krav. Använd den ordning och struktur som anges i dokumenten för att göra det enkelt för bedömarna att hitta relevant information.
  2. Fokusera på kvalitet och värde: Upphandlande myndigheter söker ofta den bästa kombinationen av pris och kvalitet – det framgår av underlaget hur anbuden utvärderas. Läs det noggrant och sätt dig in i hur – om alls – kvalitet påverkar utvärderingen.
  3. Svara på exakt det som efterfrågas: Det är av yttersta vikt att svara på exakt det som efterfrågas i en offentlig upphandling eftersom upphandlande myndigheter utvärderar anbud baserat på hur väl de uppfyller de specificerade kraven och kriterierna. Om ditt anbud inte direkt och tydligt svarar på det som efterfrågas, riskerar du att det inte tas i beaktande eller bedöms som mindre relevant jämfört med konkurrerande anbud. 
  4. Skapa en tydlig och professionell presentation: Ett välstrukturerat och visuellt tilltalande anbud gör det enklare för bedömarna att förstå och utvärdera ditt erbjudande. Använd rubriker, punktlistor och diagram för att göra texten lättläst och överskådlig. Använd de strukturerade dokument i upphandlingsverktygen där det efterfrågas.
  5. Var noggrann och uppmärksam på detaljer: Ett anbud med felaktigheter eller bristande dokumentation kan snabbt diskvalificeras. Se till att alla delar av anbudet är korrekta och att alla nödvändiga dokument är inkluderade. Be någon annan att granska ditt anbud innan det skickas in för att säkerställa att inga misstag har slunkit igenom.
  6. Planera och respektera tidsramar: Lämna inte in ditt anbud i sista minuten. Planera noggrant för att ha tillräckligt med tid att samla in all nödvändig information och dokumentation, samt för att skriva och granska anbudet. Se till att lämna in anbudet i tid enligt de angivna deadlines.

Vill ni har hjälp med ert anbud? Kontakta oss idag så hjälper vi med hela processen.