Utmaningen: bara en leverantör fick avtalet
Vår kund är ett produktionsbolag som sedan början av 2010-talet gjort film åt några av Nordens största varumärken.
Nu skulle ett av Sveriges största universitet upphandla filmproduktion för hela sin verksamhet. Ett ramavtal värt över 10 miljoner kronor, med en löptid på upp till fyra år. Öppet förfarande enligt LOU. Och viktigast av allt: bara en leverantör skulle antas. Ingen rangordnad lista att kliva in på som nummer två. Antingen avtalet eller ingenting.
Utvärderingen skedde med mervärdesmodellen. Anbudsgivarna lämnade in tre arbetsprover som bedömdes av en grupp på universitetet utifrån tre kriterier, och varje betyg omvandlades till ett avdrag i kronor från anbudssumman. Lägst jämförelsesumma vann.
Så arbetade vi
Vi räknade ut vad kvaliteten var värd i kronor
Vi lade ned ovanligt mycket tid på pris- och marknadsanalys inför inlämningen, och det var där upphandlingen avgjordes.
När vi räknade igenom utvärderingsmodellen visade det sig att de avdrag ett toppbetygsatt anbud kunde plocka in var värda mer än hela den prisbild som anbudet skulle prissättas mot. Kvaliteten vägde alltså tyngre än priset. Betygsstegen var dessutom kraftigt olinjära – skillnaden mellan ett bra och ett mycket bra arbetsprov var värd flera gånger mer än vad ett bra arbetsprov gav i sig.
Slutsatsen blev tvärtemot vad de flesta gör i en upphandling: vi rådde kunden att inte pressa priset. Varje krona som i stället lades på att göra arbetsproven vassare betalade sig många gånger om. Varje krona i prissänkning var bara en krona.
Vi granskade ska-kraven som om beställaren satt och letade fel
Universitetet ville se tre referensuppdrag med olika profiler: ett hos en offentlig förvaltning, ett riktat mot utländska marknader och ett tredje liknande uppdrag. Inget äldre än tre år. Och här låg fällan – varje uppdrag måste ha en leveransperiod på minst tolv månader.
För ett produktionsbolag är det ett kontraintuitivt krav. En filmproduktion tar veckor, inte ett år. Den som instinktivt plockar fram sina snyggaste filmer som referenser åker ut. Vi valde i stället uppdrag som var långa kundrelationer, skrev ut leveransperioden explicit och kontrollerade varje datum mot kalendern.
Tilldelningsbeslutet visar hur avgörande det blev. Fyra av åtta anbudsgivare kvalificerade sig inte. Tre av dem föll på just referensuppdragens formalia – för korta leveransperioder, i ett fall dessutom en referens som var för gammal. Den fjärde klarade inte omsättningskravet.
Halva konkurrensen var borta innan någon ens hade tittat på filmerna.
Vi valde arbetsprover efter kravprofilen, inte efter portföljen
Arbetsproverna fick inte vara vilka filmer som helst. Ett av dem skulle vara producerat för en högskola eller ett universitet, ett annat rikta sig mot en utländsk målgrupp och ett tredje ha rent marknadsföringssyfte inom en given maxlängd. Alla tre skulle dessutom vara gjorda av just de personer som anbudsgivaren namngav i sin uppdragsorganisation.
Det sista kravet är lätt att missa. Väljer man sitt starkaste arbetsprov och bemannar sedan avtalet med andra personer brister kopplingen – och med den poängen. Vi började därför i andra änden. Först vilka personer kunden ville binda upp i uppdragsorganisationen, sedan vilka filmer de faktiskt hade gjort som matchade varje kravprofil.
Resultatet
Vår kund fick högsta eller näst högsta betyg på samtliga bedömningskriterier. Ingen annan anbudsgivare kom i närheten.
Priset gjorde de inte. Kundens anbudssumma låg klart över konkurrenternas – men mervärdet från arbetsproverna var så stort att jämförelsesumman ändå blev den lägsta i upphandlingen, med marginal.
Kunden tog hem ett ramavtal värt över 10 miljoner kronor med upp till fyra års löptid, på prisnivåer som går att leverera på med bibehållen lönsamhet. Ingen prispress, ingen utsvulten kalkyl att försöka rädda under avtalstiden.
Tre saker att ta med dig till nästa upphandling
Räkna ut vad kvalitet är värd innan du sätter priset. I en mervärdesmodell är kvalitetskriterierna prissatta i kronor, svart på vitt i förfrågningsunderlaget. Om de går att växla in i mer än vad du tänkt ta betalt är prispress fel strategi.
Läs ska-kraven som en motpart, inte som en säljare. Hälften av anbuden i den här upphandlingen förkastades på formalia. Det är sällan kompetensen som fäller ett anbud. Det är en leveransperiod på elva månader.
Välj referenser och arbetsprover efter kravprofilen, inte efter vad som är snyggast. Portföljens höjdpunkter är sällan samma sak som de uppdrag beställaren faktiskt frågar efter.
Står ni inför en upphandling ni vet att ni borde vinna?
Om ni har den bästa leveransen men inte det lägsta priset är det förarbetet som avgör – marknadsanalysen, prisstrategin och granskningen av varje ska-krav innan ni skickar in. Det är precis det vi gör.
Boka en kostnadsfri konsultation och berätta om upphandlingen ni har framför er.
Skriven av Sören Björnstad, VD och anbudsspecialist på Anbud Direkt. Vi arbetar med offentliga upphandlingar varje dag.