En av dessa ansökningar var tillsammans med vår kund VitaVis som är en mycket rutinerad aktör vad det gäller att leverera tjänster inom bemanning, rekrytering, coachning, omställning och ledarskap både till det privata näringslivet samt på uppdrag till offentligt sektor
Målbilden
Målbilden med samarbetet var att tillsammans med VitaVis bygga en stark ansökan som klarar sig igenom Arbetsförmedlingens granskning. I detta uppdrag ligger mycket av fokus kring att säkra att de två referensuppdragen motsvarar de långtgående och komplexa krav som Arbetsförmedlingen ställer. I denna typ av upphandling handlar det uteslutande om att säkra att ens anbud lever upp till kraven som ställs, därav är det av yttersta vikt att vi har en mycket tydligt bild över vad som efterfrågas och på vilket sätt vi ska bevisa det.
Lever ansökan upp till kraven så blir man godkänd och får därmed ett avtal med Arbetsförmedlingen. Detta skiljer sig mot “vanliga” LOU upphandlingar där det ofta är en eller fåtalet platser som alla slåss om i upphandlingen. I KROM kan man söka löpande och det finns ingen gräns för hur många som tilldelas, däremot är kraven och inte minst kraven på bevisföringen väldigt omfattande.
Hur vi tog oss an uppdraget
Inledningsvis analyserade vi den tidigare ansökan som kunden hade skickat in men som de hade fått avslag på, på grund av att ett av referensuppdraget inte motsvarade det som Arbetsförmedlingen efterfrågar. Vi gick igenom varför det då blev ett negativt svar och Anbud Direkt målade upp en bild kring vad som skulle anses vara god uppdrag.
Förutsättningarna var tydliga, vi behöver ett nytt referensuppdrag. Efter samtal kom vi fram till att vår kund troligtvis skulle behöva gå utanför sin egen organisation för att hitta ett uppdrag som skulle klara kraven. Då inledde vår kund ett intensivt arbete med att hitta en partner som har ett uppdrag som klarar kraven och samtidigt är en aktör de vill samarbeta med under ett kommande avtal. Det är nämligen ett krav att åberopar man någon annan erfarenhet så skall man även ta in det bolaget eller den personen som en del av leveransen.
Efter många möten och dialoger fram och tillbaka landade vi i ett upplägg som vi kände oss säkra skulle funka. Vi hade en plan A och en plan B. Efter ytterligare möten och dialoger, granskning av underlag kom vi fram till att vi inte kände oss 100% säkra med plan A, därav skrotade vi den och gick vidare med plan B.
Då tog det operativa arbetet fart med att ta fram rätt typ av underlag för att bevisa att uppdragen lever upp till kraven. I detta uppdrag visste vi att ett referensuppdrag redan var godkänd genom den förra ansökan så allt fokus låg på att säkra bevisföringen för det nya referensuppdraget. Utmaningen är att det inte finns en exakt mall för vad som kan anses vara korrekt bevisning utan det är upp till oss som anbudsgivare att se till att Arbetsförmedlingen har tillräckligt med underlag för att kunna avgöra om ansökan lever upp till kraven. Därav ligger mycket av arbete att tolka vad som står i underlaget, läsa igenom och tolka den stora mängd frågor och svar (7-800 frågor i skrivande stund) som har ställts i upphandlingar.
Eftersom det nya uppdraget kom utanför kundens egna organisation behövde vi även ta fram avtal för åberopande av annan kapacitet som i detta fall handlade om att vi skulle bevisa att en viss individ har de rätta kvalifikationerna vi skulle åberopa, en så kallad huvudansvarig person.
Det styrker vi bland annat genom en beskrivning av uppdraget samt tillhörande officiell information om uppdraget som visar att personen har arbetet med ett uppdrag som är av rätt karaktär och inriktning. Vi måste även styrka att personen har haft en roll som har innefattat ett huvudansvar för uppdraget, dvs personen i fråga behöver har haft det övergripande ansvaret för uppdraget. Detta styrker vi genom att ta fram antingen anställningsintyg där det framgår eller att personen får inhämta personliga referenser som intygar hens roll i uppdraget, vi valde det senare upplägget. Utöver det var vi tvungna att bevisa att uppdraget har haft rätt omfattning i antal deltagare samt längd på uppdrag.
Sammantaget innebar ovan att vi tog fram flertalet underlag, samarbetsavtal, avtalsutkast, statistikunderlag som visade på att vår kund har det som efterfrågas.
Detta var ett tidskrävande uppdrag både för oss och vår kund framförallt genom att vi behövde gå utanför kundens egna organisation för att säkra ansökan. De inledande samtalen påbörjades i aug 2021 och vi hade en färdig ansökan som vi skickade in i nov 2021.
Slutresultat
Vårt och vår kunds hårda arbete gav resultat. Efter cirka tre till fyra månaders samtal, dialoger och gemensamt skrivande hade vi en klar ansökan. Efter ytterligare cirka fyra månaders handläggning hos Arbetsförmedlingen fick vår kund beskedet att ansökan blivit godkänd, och att de inom kort kan ta emot deltagare för rustande och matchande insatser.
Skriven av Sören Björnstad, VD och anbudsspecialist på Anbud Direkt. Vi arbetar med offentliga upphandlingar varje dag.