Vi får ofta höra att offentliga affärer är något man får vänta på. Att de första anbuden är lärpengar, att det tar ett par år att komma in och att vinsterna kommer först när man har lärt sig hur myndigheterna tänker. Vi ville se om det stämmer, så vi gick igenom samtliga avgjorda upphandlingar som våra kunder lämnat anbud i under de tre senaste verksamhetsåren, 2023 till 2026. Svaret blev tydligt, och för de allra flesta stämmer det inte alls.
Tre av fyra vinner på första anbudet
Av de kunder som vunnit en upphandling med oss vann 75 procent redan på sitt första anbud. Tar vi med det andra anbudet är andelen 92 procent. I median räcker alltså ett enda anbud för att komma till den första vinsten, och i snitt krävs 1,4.
En stor del av förklaringen ligger i arbetet innan anbudet ens börjar skrivas. Vi väljer upphandlingarna tillsammans med er och går igenom om kraven går att uppfylla, hur utvärderingen är upplagd och vilka konkurrenter som brukar lämna anbud. Är förutsättningarna dåliga säger vi det. Därför lämnas det första anbudet oftast i en upphandling där ni har en verklig chans, och inte i den första som råkade dyka upp i bevakningen.
1,5 månad från start till vinnande anbud
Tiden räknar vi från den dag samarbetet startar till den dag det vinnande anbudet lämnas in. Så här fördelar det sig bland våra kunder som vunnit:
| Tid från start | Andel som lämnat sitt vinnande anbud |
|---|---|
| 1 månad | 48 % |
| 2 månader | 59 % |
| 3 månader | 73 % |
| 6 månader | 88 % |
| 12 månader | 93 % |
Nästan hälften har alltså lämnat det anbud som vinner inom en månad. Efter tre månader gäller det tre av fyra.
Sedan dröjer det en tid innan beskedet kommer. När anbudstiden har gått ut utvärderar myndigheten anbuden och fattar ett tilldelningsbeslut, och därefter gäller normalt en avtalsspärr på tio dagar innan avtalet får tecknas. För de flesta av våra kunder betyder det att tilldelningen kommer två till tre månader efter att vi började arbeta ihop. Stora ramavtal och upphandlingar som överprövas kan ta längre tid, men det är undantagen.
Om ni funderar på att börja
Räkna med månader snarare än år. Säljer ni något som offentlig sektor köper finns det ofta upphandlingar att lämna anbud i redan nu, och för de flesta ligger den första vinsten inom räckhåll samma kvartal som de börjar. Det som tar tid är sällan själva anbudet. Det är att hitta rätt upphandling att lägga det på, och där kan vi hjälpa till från första mötet.
Vill ni veta hur det ser ut i er bransch? Boka ett kostnadsfritt möte, så går vi igenom vilka upphandlingar som är aktuella för er och hur vi skulle ta oss an ert första anbud. Vill ni också veta vad vinsterna har varit värda för våra kunder har vi skrivit om det i Lönar det sig att anlita en anbudskonsult?
Vanliga frågor
Hur lång tid tar en offentlig upphandling från annons till avtal?
Ofta två till fyra månader. Anbudstiden är i regel minst en månad för upphandlingar över EU:s tröskelvärden. Därefter utvärderar myndigheten anbuden, skickar ut tilldelningsbeslutet och väntar ut avtalsspärren innan avtal tecknas.
Kan man vinna en upphandling på första försöket?
Ja. Av våra kunder som vunnit en upphandling gjorde 75 procent det på sitt första anbud.
Vad händer om vi inte vinner första gången?
Chansen ökar med varje anbud, och av våra kunder som lämnat fem anbud eller fler har samtliga vunnit. Läs mer i Hur många anbud behöver man lämna för att vinna en upphandling?
Om siffrorna
Underlaget omfattar avgjorda upphandlingar där Anbud Direkts kunder lämnat anbud med vårt stöd under verksamhetsåren 2023 till 2026. Upphandlingar där beslut ännu inte fattats är inte medräknade. Tidsmåtten gäller kunder som vunnit minst en upphandling och räknas från samarbetets start.
Skriven av Sören Björnstad, VD och anbudsspecialist på Anbud Direkt. Vi arbetar med offentliga upphandlingar varje dag.