Självklart förstod vi andra direkt att de hade låtit AI lägga in gäddan i en bild från båten, och den var ganska övertygande. Någon vinst blev det inte, men vi fick oss ett gott skratt.
Den där gäddan påminner oss om något vi ser allt oftare i anbudsarbetet. Texter som är skrivna med AI kan låta nästan lite för bra för att vara sanna. En erfaren utvärderare märker det ofta lika snabbt som vi märkte att gäddan var påhittad, och om myndigheten dessutom nu vill se den "gäddan", ja då är det inte lika roligt längre.
AI är ett bra verktyg, men använd det med ansvar
Vi på Anbud Direkt är positiva till allt som gör anbudsarbetet effektivare, och AI är ett av de bästa verktygen vi har fått på länge. Vi använder det själva varje dag, bland annat för att sammanfatta nya upphandlingar och ta fram checklistor över vad som ska lämnas in. Ett förfrågningsunderlag kan vara flera hundra sidor, och att låta AI leta fram alla ska-krav och hjälpa spåna fram ett första utkast sparar mycket tid. Den tiden lägger vi hellre på att förstå kunden och skriva svar som håller.
Det ni skriver måste ni kunna visa
Problemet uppstår när AI får skriva anbudet utan att någon kontrollerar vad som står där. Ett anbud är ett åtagande, och det ni lovar i kvalitetsdelen blir ofta en del av avtalet. Myndigheten har också rätt att kontrollera att ni uppfyller kraven, och då vill de se referenser och CV:n som styrker det ni har skrivit.
En AI kan utan problem skriva att ni har tre likvärdiga referensuppdrag och en projektledare med tio års erfarenhet, oavsett om det stämmer eller inte. Det låter trovärdigt, och det är därför det är så lätt att missa. Lämnar ni felaktiga uppgifter i en offentlig upphandling kan det dessutom få betydligt större konsekvenser än en diskvalificerad gädda. Enligt lagen om offentlig upphandling får myndigheten utesluta en leverantör som i väsentligt hänseende har lämnat felaktiga uppgifter.
Sedan finns det en mer vardaglig risk, nämligen att texten blir för allmän. AI skriver gärna svar som skulle kunna passa vilket företag som helst i er bransch, och sådana svar brukar inte ge särskilt många poäng. Det som ger poäng är det konkreta, alltså hur just ni arbetar, vilka personer som gör jobbet och vad ni har lärt er av tidigare uppdrag.
Så använder ni AI på ett bra sätt
Ta gärna hjälp av AI till att göra grovjobbet, sammanställa dokument, analysera och ge förslag, men ha alltid en person som ansvarar för anbudet och går igenom det innan det lämnas in. Ett bra sätt är att läsa varje påstående och fråga sig om ni kan visa det om myndigheten ber om det. Kan ni inte det behöver ni skriva om det eller stryka det. Ni måste kunna visa gäddan om ni får frågan om det.
Sedan måste ni såklart tänka på vad ni lägger in i verktygen. Kunduppgifter och affärshemligheter ska inte in i ett AI-verktyg om ni inte vet hur informationen hanteras. Och läs gärna kraven själva, även om AI redan har sammanfattat dem, för det är ni som ansvarar för anbudet.
Vanliga frågor om AI i anbud
Får man använda AI när man skriver anbud i en offentlig upphandling?
Ja, det finns inget generellt förbud mot det. Men ni ansvarar för allt som står i anbudet, oavsett hur det har skrivits. Om förfrågningsunderlaget säger något om AI ska ni förstås följa det.
Märker upphandlaren om ett anbud är skrivet med AI?
Ofta märks det på att texten är allmän och saknar konkreta exempel. Det ger sällan avdrag i sig, men en allmän text brukar inte få höga poäng när kvaliteten utvärderas.
Vad är AI bäst på i anbudsarbetet?
Att gå igenom stora underlag och ta fram ett första utkast. Vad ni lovar, och att ni kan visa det, behöver fortfarande en människa ta ansvar för.
Vill ni ha hjälp att komma igång med AI i ert anbudsarbete, eller vill ni att någon med erfarenhet granskar ert anbud innan det lämnas in? Boka en kostnadsfri konsultation, så tittar vi på det tillsammans.
Skriven av Sören Björnstad, VD och anbudsspecialist på Anbud Direkt. Vi arbetar med offentliga upphandlingar varje dag.