Svaret är nästan alltid tråkigt. Anbudet blev aldrig utvärderat. Det åkte ut i steget innan, när myndigheten kontrollerade att allt som skulle finnas med faktiskt fanns med.
Det är värt att stanna upp där ett ögonblick, för det säger något om hur offentlig upphandling faktiskt fungerar. En upphandling är ingen förhandling. Den prövas i steg, och det första steget är i praktiken en formaliakontroll. Klarar ni inte den blir er kompetens aldrig ens bedömd.
Nedan är de fel vi ser oftast när vi granskar anbud, i grova drag i den ordning de brukar dyka upp.
Svaret matchar inte frågan
Det här är det vanligaste, och samtidigt det svåraste att upptäcka på egen hand.
I upphandlingsdokumentet står det: "Beskriv hur leverantören säkerställer att personal som utför uppdraget har relevant utbildning." Bolaget svarar med en och en halv sida om sin företagskultur, sin låga personalomsättning och hur länge de varit verksamma i regionen. Alltihop sant, alltihop bra att ha med någon annanstans. Men frågan handlade om hur något säkerställs, alltså om en rutin, och någon rutin beskrivs aldrig.
Utvärderaren sitter med en bedömningsmatris och letar efter svar på det som står i frågan. Hittas inget sätts låg eller ingen poäng, eller så bedöms kravet som inte uppfyllt. Utvärderaren får inte fylla i luckorna, hur uppenbart det än är för er själva att ni har ordning på utbildningsfrågan. Skulle hon göra det gynnas ni framför andra anbudsgivare, och det är precis vad likabehandlingsprincipen sätter stopp för.
Läs varje fråga och stryk under verbet. Beskriv. Redogör för. Bifoga. Ange. Intyga. De kräver olika saker. Ett svar som inte gör det verbet säger blir inte godkänt bara för att det innehåller sanningar om er verksamhet.
En variant av samma fel är att svara på flera frågor i ett svepande textstycke, med hänvisningar av typen "se ovan". Det fungerar sällan. Utvärderingen görs fråga för fråga, ofta av olika personer, och den som läser fråga sju bläddrar inte tillbaka till fråga tre.
Skakraven kryssas i på autopilot
Obligatoriska krav, skakrav, ska-krav: samma sak, olika stavning. Det som spelar roll är att hålla dem isär från börkraven, som bara ger poäng.
Uppfylls ett obligatoriskt krav inte ska anbudet förkastas. Med de orden står det inte i LOU, men följden blir densamma. Myndigheten ska enligt 4 kap. 10 § LOU kontrollera att anbudet uppfyller kraven i upphandlingsdokumenten innan kontrakt tilldelas, och likabehandlingsprincipen ger inget utrymme att se genom fingrarna med ett krav för en enskild anbudsgivare. Någon helhetsbedömning görs alltså inte. Ett rött kryss räcker.
Ändå ser vi återkommande att bolag betar av en lång kravlista i ett svep utan att kontrollera vad de kryssar ja på. Sedan visar det sig att kravet om jourtelefon dygnet runt betyder en bemannad telefon dygnet runt, inte en telefonsvarare som lyssnas av på morgonen.
Två varianter av problemet. Antingen uppfyller ni kravet men beskriver det inte, och då finns ingenting som visar att det är uppfyllt. Eller ni uppfyller det inte men kryssar ja i hopp om att det ska ordna sig. Det andra kan kosta er kontraktet även efter att ni vunnit det, eftersom väsentligen felaktiga eller vilseledande uppgifter är en grund för uteslutning enligt 13 kap. 3 § LOU.
Gå igenom kravlistan innan ni bestämmer er för att lämna anbud och markera varje krav grönt, gult eller rött. Är något rött och inte går att lösa på ett par veckor är det ofta bättre att avstå. Ett välskrivet anbud i rätt upphandling slår tre halvhjärtade i fel upphandlingar.
Bilagorna som ligger kvar i mappen
Kravet är uppfyllt, det står i anbudet, och det stämmer. Men dokumentet som ska styrka det blev aldrig bifogat.
Det handlar oftast om samma handfull filer: registreringsbevis, utdrag om skatter och avgifter från Skatteverket (blankett SKV 4820), försäkringsbevis med rätt belopp, senaste årsredovisning, certifikat för kvalitets- eller miljöledningssystem, cv:n med efterfrågade kompetenser och en ifylld egenförsäkran, i direktivstyrda upphandlingar ofta i form av ESPD.
Håll en mapp med aktuella grunddokument och sätt datum på varje fil. Många upphandlingar kräver att intyg inte är äldre än tre månader, och det datum som räknas är det på handlingen, inte det då ni laddade ner den.
Referenserna
Referenser fäller fler anbud än prisbilagor gör, och alltid av samma skäl.
Uppdraget är för litet eller för gammalt i förhållande till vad som efterfrågas. Referenspersonen har bytt jobb och svarar inte när myndigheten ringer. Eller så svarar hon men blir överraskad av frågan, minns uppdraget vagt och ger ett ljummet omdöme som drar ner poängen.
Det tredje är det som gör mest ont, för det är helt onödigt. Ring era referenser innan ni skickar in. Berätta vilken upphandling det gäller, vad som efterfrågas och att någon kan höra av sig inom några veckor. Skicka gärna ett par rader på mejl efteråt med vad uppdraget innehöll, så har personen något att titta på.
Kontrollera samtidigt vad som faktiskt efterfrågas. Ett krav på två referensuppdrag av motsvarande omfattning under de senaste tre åren betyder att ett uppdrag från fyra år tillbaka inte räknas, hur bra det än var.
Prisbilagan
Prisbilagor är ofta Excelfiler med låsta celler, dolda flikar och summeringsformler som bygger på antaganden ni inte ser.
Fel enhet är klassikern, till exempel pris per månad när bilagan efterfrågar per timme. Tomma rader är nästa, eftersom en tom rad normalt läses som ett uteblivet svar och inte som noll kronor. Och så finns fallet där någon skriver in ett eget belopp i en cell som var tänkt att räknas ut automatiskt, varpå totalsumman blir något annat än ni tror.
Låt någon som inte fyllt i bilagan kontrollräkna den. Öppna filen på nytt efter att ni sparat och se att formlerna fortfarande räknar rätt. Menar ni noll, skriv nollan.
Ni utgår från att myndigheten hör av sig
Det finns en spridd uppfattning om att små fel alltid går att komplettera i efterhand. Den bygger på en halv sanning.
Enligt 4 kap. 9 § LOU får en upphandlande myndighet tillåta eller begära att en leverantör rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som getts in. Myndigheten får också begära att en handling förtydligas eller kompletteras. Ordet får är hela skillnaden. Det är en möjlighet för myndigheten, inte en rättighet för er, och den begränsas av likabehandlingsprincipen: en komplettering får inte innebära att anbudet ändras i sak.
Den praktiska gränsen är skarpare än formuleringen låter. Behövs den nya uppgiften för att anbudet ska uppfylla ett obligatoriskt krav går det normalt inte att komplettera. Då är det ingen precisering, då är det en ändring.
Till detta kommer att en myndighet som öppnar för komplettering måste ge samma möjlighet till alla anbudsgivare i motsvarande läge. Det är en av anledningarna till att många hellre avstår helt. Räkna alltså inte med kompletteringen, utan med att det ni laddar upp är det som prövas.
Tiden
Det sista felet är egentligen orsaken till de föregående.
Ett anbud som skrivs de sista fyrtioåtta timmarna blir sällan bra. Inte för att någon är slarvig, utan för att det som skiljer ett vinnande anbud från ett godtagbart är precis det som ryker först när tiden tar slut: frågan till myndigheten som ni borde ha ställt medan frågeperioden var öppen, samtalet till referensen, en kollega som läser igenom med nya ögon.
Tiden i upphandlingssystemet underskattas alltid. Att lämna in via TendSign, Mercell, e-Avrop, Kommers eller Visma Opic är inte svårt, men filer ska laddas upp en och en, det finns storleksgränser, något ska signeras och systemet stänger på slaget. Att sitta med tjugo minuter kvar och en fil som är för stor är inte en situation man vill hamna i en fredag kväll. Sikta på att lämna in dagen före.
Om anbudet redan är förkastat
Då finns det fortfarande något att göra, men det är bråttom.
Från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickas löper en avtalsspärr: minst tio dagar när underrättelsen skickas elektroniskt, minst femton dagar annars (20 kap. 1 § LOU). Myndigheten får sätta en längre spärr, så läs vilket datum som står i underrättelsen i stället för att räkna själva. Slutar spärren på en lördag eller helgdag flyttas den fram till nästa vardag. Vid direktupphandling gäller ingen avtalsspärr alls, och där är vägen i stället att angripa avtalets giltighet, vilket är svårare.
En ansökan om överprövning ska ha kommit in till förvaltningsrätten innan avtalsspärren gått ut. Kommer den in dagen efter är den försutten, hur välgrundad den än är. Någon ursäktsgrund finns inte. Har avtal redan slutits kan upphandlingen inte längre överprövas, och då återstår bara talan om avtalets ogiltighet.
Det som talar för att lämna in i tid även om ni inte hunnit sätta er in i allt: en inkommen ansökan förlänger spärren automatiskt. Myndigheten får inte teckna avtal medan domstolen prövar frågan, och ni kan komplettera ansökan under processen.
Begär också ut det vinnande anbudet. Fram till att upphandlingen avslutas gäller absolut sekretess, då får ni ingenting. Därefter upphör den absoluta sekretessen, men handlingarna blir inte automatiskt offentliga. Myndigheten gör en sekretessprövning för varje begäran, och delar kan maskeras med hänvisning till vinnarens affärsförhållanden. Räkna med att få ut något, inte allt, och räkna med några dagars handläggning. Vänta därför inte på handlingarna innan ni bestämmer er om överprövning.
Även om ni väljer att inte gå vidare är läsningen värd tiden. Där ser ni hur vinnaren formulerade sig och var ni tappade poäng. Nästa gång upphandlingen kommer ut, och det gör den ofta med några års mellanrum, vet ni var ribban ligger.
Avstämning dagen före sista anbudsdag
Inte samma dag. Dagen före.
- Har varje obligatoriskt krav ett svar, och säger svaret något om hur?
- Finns varje efterfrågad bilaga med, i rätt version och inom eventuell tidsgräns?
- Ring referenserna. Alla.
- Har någon annan än den som fyllde i prisbilagan räknat efter?
- Går filnamnen att förstå för en utomstående?
- Behöver ni en sekretessbegäran, och är den i så fall motiverad?
- Är anbudet uppladdat och signerat i systemet?
Ingen av punkterna handlar om hur bra ni är på det ni säljer. Och det är hela grejen: verksamhetens kvalitet avgör om ni kan vinna, men formalian avgör om ni får chansen att bli bedömda.
Vi granskar anbud före inlämning och hittar den här typen av fel medan det fortfarande går att rätta dem. Har ni en upphandling på gång är det bara att höra av er. Behöver ni hjälp hela vägen kan ni läsa mer om hur vi arbetar.
Skriven av Sören Björnstad, VD och anbudsspecialist på Anbud Direkt. Vi arbetar med offentliga upphandlingar varje dag.