En av disse søknadene var sammen med kunden vår VitaVis, en svært rutinert aktør når det gjelder å levere tjenester innen bemanning, rekruttering, coaching, omstilling og ledelse, både til privat næringsliv og på oppdrag for offentlig sektor.
Målbildet
Målet med samarbeidet var sammen med VitaVis å bygge en sterk søknad som klarer seg gjennom Arbetsförmedlingens gjennomgang. I dette oppdraget ligger mye av fokuset på å sikre at de to referanseoppdragene svarer til de vidtgående og komplekse kravene Arbetsförmedlingen stiller. I denne typen konkurranse handler det utelukkende om å sikre at søknaden lever opp til kravene som stilles, og derfor er det avgjørende å ha et svært tydelig bilde av hva som etterspørres, og på hvilken måte det skal bevises.
Lever søknaden opp til kravene, blir man godkjent og får dermed en avtale med Arbetsförmedlingen. Det skiller seg fra vanlige LOU-konkurranser, der det ofte er én eller få plasser som alle slåss om. I KROM kan man søke løpende, og det finnes ingen grense for hvor mange som tildeles, men til gjengjeld er kravene, og ikke minst kravene til bevisføringen, svært omfattende.
Hvordan vi tok fatt på oppdraget
Innledningsvis analyserte vi den tidligere søknaden kunden hadde sendt inn, men fått avslag på, fordi ett av referanseoppdragene ikke svarte til det Arbetsförmedlingen etterspør. Vi gikk gjennom hvorfor det den gangen ble et negativt svar, og Anbud Direkt tegnet et bilde av hva som ville anses som et kvalifiserende oppdrag.
Forutsetningene var tydelige: vi trengte et nytt referanseoppdrag. Etter samtaler kom vi fram til at kunden vår trolig måtte gå utenfor sin egen organisasjon for å finne et oppdrag som ville klare kravene. Da innledet kunden vår et intensivt arbeid med å finne en partner som har et oppdrag som klarer kravene, og som samtidig er en aktør de vil samarbeide med under en kommende avtale. Det er nemlig et krav at påberoper man seg en annens erfaring, skal man også ta inn det selskapet eller den personen som en del av leveransen.
Etter mange møter og dialoger fram og tilbake landet vi på et opplegg vi følte oss sikre på ville fungere. Vi hadde en plan A og en plan B. Etter ytterligere møter, dialoger og gjennomgang av grunnlaget kom vi fram til at vi ikke følte oss 100 prosent sikre på plan A, og derfor skrotet vi den og gikk videre med plan B.
Da tok det operative arbeidet fart med å framskaffe riktig type grunnlag for å bevise at oppdragene lever opp til kravene. I dette oppdraget visste vi at ett referanseoppdrag allerede var godkjent gjennom den forrige søknaden, så alt fokus lå på å sikre bevisføringen for det nye. Utfordringen er at det ikke finnes en eksakt mal for hva som kan anses som korrekt bevis. Det er opp til oss som tilbyder å sørge for at Arbetsförmedlingen har nok grunnlag til å kunne avgjøre om søknaden lever opp til kravene. Derfor ligger mye av arbeidet i å tolke hva som står i grunnlaget, og i å lese gjennom og tolke den store mengden spørsmål og svar, 700 til 800 spørsmål i skrivende stund, som er stilt i konkurransen.
Siden det nye oppdraget kom utenfor kundens egen organisasjon, måtte vi også utarbeide en avtale om påberopelse av annen kapasitet, som i dette tilfellet handlet om å bevise at en bestemt person hadde de rette kvalifikasjonene vi skulle påberope oss, en såkalt hovedansvarlig person.
Det underbygger vi blant annet gjennom en beskrivelse av oppdraget samt tilhørende offisiell informasjon om det, som viser at personen har jobbet med et oppdrag av riktig karakter og retning. Vi må også dokumentere at personen har hatt en rolle som har innebåret hovedansvar for oppdraget, altså det overordnede ansvaret. Det underbygger vi enten gjennom en ansettelsesattest der det framgår, eller ved at personen henter inn personlige referanser som bevitner rollen. Vi valgte det siste. I tillegg måtte vi bevise at oppdraget har hatt riktig omfang i antall deltakere samt riktig varighet.
Samlet sett innebar det ovenstående at vi framskaffet en rekke dokumenter: samarbeidsavtaler, avtaleutkast og statistikkgrunnlag som viste at kunden vår har det som etterspørres.
Dette var et tidkrevende oppdrag både for oss og for kunden vår, framfor alt fordi vi måtte gå utenfor kundens egen organisasjon for å sikre søknaden. De innledende samtalene begynte i august 2021, og vi hadde en ferdig søknad som vi sendte inn i november 2021.
Sluttresultatet
Vårt og kundens harde arbeid ga resultat. Etter rundt tre til fire måneders samtaler, dialoger og felles skriving hadde vi en ferdig søknad. Etter ytterligere rundt fire måneders saksbehandling hos Arbetsförmedlingen fikk kunden vår beskjed om at søknaden var godkjent, og at de om kort tid kunne ta imot deltakere til rustende og matchende tiltak.
Skrevet av Sören Björnstad, daglig leder og tilbudsspesialist i Anbud Direkt. Vi jobber med svenske offentlige anskaffelser hver dag.