En af disse ansøgninger var sammen med vores kunde VitaVis, som er en meget rutineret aktør, når det gælder levering af ydelser inden for vikarservice, rekruttering, coaching, omstilling og ledelse, både til det private erhvervsliv og på opgave for den offentlige sektor.
Målbilledet
Målet med samarbejdet var sammen med VitaVis at bygge en stærk ansøgning, der kunne klare sig gennem Arbetsförmedlingens gennemgang. I denne opgave ligger meget af fokus på at sikre, at de to referenceopgaver svarer til de vidtgående og komplekse krav, Arbetsförmedlingen stiller. I denne type udbud handler det udelukkende om at sikre, at ansøgningen lever op til kravene, og derfor er det yderst vigtigt at have et meget tydeligt billede af, hvad der efterspørges, og på hvilken måde det skal bevises.
Lever ansøgningen op til kravene, bliver man godkendt og får dermed en aftale med Arbetsförmedlingen. Det adskiller sig fra almindelige LOU-udbud, hvor der ofte er én eller få pladser, som alle slås om. I KROM kan man søge løbende, og der er ingen grænse for, hvor mange der tildeles, men til gengæld er kravene, og ikke mindst kravene til bevisførelsen, meget omfattende.
Hvordan vi greb opgaven an
Indledningsvis analyserede vi den tidligere ansøgning, kunden havde indsendt, men fået afslag på, fordi en af referenceopgaverne ikke svarede til det, Arbetsförmedlingen efterspørger. Vi gennemgik, hvorfor det dengang blev et negativt svar, og Anbud Direkt tegnede et billede af, hvad der ville anses for en kvalificerende opgave.
Forudsætningerne var tydelige: vi havde brug for en ny referenceopgave. Efter samtaler kom vi frem til, at vores kunde sandsynligvis ville skulle uden for sin egen organisation for at finde en opgave, der kunne klare kravene. Så indledte vores kunde et intensivt arbejde med at finde en partner med en opgave, der klarer kravene, og som samtidig er en aktør, de vil samarbejde med under en kommende aftale. Det er nemlig et krav, at påberåber man sig en andens erfaring, skal man også tage det selskab eller den person ind som en del af leverancen.
Efter mange møder og dialoger frem og tilbage landede vi på et oplæg, vi følte os sikre på ville fungere. Vi havde en plan A og en plan B. Efter yderligere møder, dialoger og gennemgang af materialet kom vi frem til, at vi ikke følte os 100 procent sikre på plan A, og derfor skrottede vi den og gik videre med plan B.
Så tog det operative arbejde fart med at fremskaffe den rette type materiale for at bevise, at opgaverne lever op til kravene. I denne opgave vidste vi, at en referenceopgave allerede var godkendt gennem den forrige ansøgning, så alt fokus lå på at sikre bevisførelsen for den nye. Udfordringen er, at der ikke findes en præcis skabelon for, hvad der kan anses for korrekt bevisning. Det er op til os som tilbudsgiver at sørge for, at Arbetsförmedlingen har tilstrækkeligt materiale til at kunne afgøre, om ansøgningen lever op til kravene. Derfor ligger meget af arbejdet i at fortolke, hvad der står i materialet, og i at læse og fortolke den store mængde spørgsmål og svar, 700 til 800 spørgsmål i skrivende stund, som er stillet i udbuddet.
Da den nye opgave kom uden for kundens egen organisation, skulle vi også udarbejde en aftale om påberåbelse af anden kapacitet, hvilket i dette tilfælde handlede om at bevise, at en bestemt person havde de rette kvalifikationer, en såkaldt hovedansvarlig person.
Det underbygger vi blandt andet gennem en beskrivelse af opgaven samt tilhørende officiel information om den, der viser, at personen har arbejdet med en opgave af den rette karakter og retning. Vi skal også dokumentere, at personen har haft en rolle med hovedansvar for opgaven, altså det overordnede ansvar. Det underbygger vi enten gennem en ansættelsesattest, hvor det fremgår, eller ved at personen indhenter personlige referencer, der bevidner rollen. Vi valgte det sidste. Derudover var vi nødt til at bevise, at opgaven har haft det rette omfang i antal deltagere samt den rette varighed.
Samlet set betød ovenstående, at vi udarbejdede en række dokumenter: samarbejdsaftaler, aftaleudkast og statistikmateriale, der viste, at vores kunde har det, der efterspørges.
Det var en tidskrævende opgave både for os og for vores kunde, først og fremmest fordi vi måtte uden for kundens egen organisation for at sikre ansøgningen. De indledende samtaler begyndte i august 2021, og vi havde en færdig ansøgning, som vi indsendte i november 2021.
Slutresultatet
Vores og vores kundes hårde arbejde gav resultat. Efter cirka tre til fire måneders samtaler, dialoger og fælles skrivning havde vi en færdig ansøgning. Efter yderligere cirka fire måneders sagsbehandling hos Arbetsförmedlingen fik vores kunde besked om, at ansøgningen var godkendt, og at de inden længe kunne tage imod deltagere til rustende og matchende indsatser.
Skrevet af Sören Björnstad, adm. direktør og tilbudsspecialist hos Anbud Direkt. Vi arbejder med svenske offentlige udbud hver dag.