To ting afgør over tid
Vi arbejder med kvaliteten af tilbuddene og med antallet af dem. Det er kombinationen, der giver resultater.
Forestillingen om det perfekte tilbud, der vinder hver gang, holder ikke. Offentlige forretninger fungerer som alt andet salgsarbejde: flere døre banket på giver flere ja. En virksomhed, der afgiver ét tilbud om året, skal have held. En virksomhed, der afgiver ti gennemarbejdede tilbud, skal ikke.
Derfor arbejder vi med kunder over tid frem for pr. opgave. Vi lærer jeres styrker og svagheder at kende, bygger en database op med referencer, cv og tilbagevendende materiale, og bliver hurtigere for hvert tilbud.
Hvad vi gør, og hvad I gør
Vi overvåger markedet og henvender os, når noget relevant annonceres, med vores læsning af kravene og forudsætningerne. Beslutter I jer for at byde, sætter vi en projektplan: hvad der skal laves, af hvem og hvornår.
Derefter skriver vi de dele, der kan skrives for jer: kvalitetsledelse, miljøledelse, virksomhedspræsentation, svarene i udbudssystemet. I tager det, vi ikke kan gøre i jeres sted: referencer, cv, arbejdsprøver og det, kun I ved om leverancen. Undervejs giver vi løbende feedback koblet til kravene og evalueringsmodellen.
Cirka en uge før fristen gennemgår vi hele tilbuddet. To tilbudsspecialister læser materialet en gang til og kontrollerer, at alt det efterspurgte er med. Dagen før fristen uploader vi i systemet. Sidste skridt er jeres: at logge ind og sende.
Efter tildelingsbeslutningen
Vandt I, gennemgår vi, hvad der afgjorde det, og tager det med til næste udbud. Tabte I, gør vi det samme med omvendt fortegn, beder om det vindende tilbud hvor det er muligt, og læser hvor pointene forsvandt.
Vi kontrollerer også, at udbuddet er gået rigtigt for sig. Ser vi noget, der ikke stemmer, påpeger vi det, så en rettelse kan ske, mens det stadig er muligt.
LOU, den svenske udbudslov
LOU styrer indkøbene hos myndigheder, regioner, kommuner og selskaber, der finansieres med skattekroner. Loven findes for at modvirke korruption og for at få skattepengene til at række længere. Mange, vi taler med, synes den er unødigt besværlig. Den findes for at beskytte borgeren og holde konkurrencen fair, og det er en orden, vi står bag.
For en leverandør etableret i et andet land betyder ét punkt mere end noget andet: et udbud må ikke forskelsbehandle på grund af nationalitet. En dansk virksomhed må byde på samme vilkår som en svensk. Det, der stopper de fleste, er praktisk. Materialet, spørgsmålene og svarene er på svensk, og formalia er nådesløs.
Fire ting ser vi gå galt gang på gang:
- Tilbuddet svarer ikke på spørgsmålet. Læs materialet og svar på det, der faktisk efterspørges. Muligheden for at supplere bagefter er stærkt begrænset, netop for at alle skal behandles lige.
- Spørgsmål og svar bruges ikke. Funktionen findes i hvert udbud, og den, der spørger, er anonym. Er noget uklart, så spørg.
- Bilag mangler. Alt det efterspurgte skal vedhæftes. Det er sjældent tilladt at henvise til en hjemmeside for at læse mere.
- Omfangsbegrænsninger overses. Udbudsværktøjerne har forskellige tegn- og sidebegrænsninger på fritekstsvar. Kontroller dem, før I skriver.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan foregår et udbud?
Udbud annonceres offentligt i registrerede annoncedatabaser. Myndigheden beskriver sit behov i et udbudsmateriale, og leverandører afgiver tilbud ud fra det. Det eller de tilbud, der er bedst efter udbuddets evalueringsmodel, tildeles aftalen. Alle, der har afgivet tilbud, får indsigt i, hvordan evalueringen forløb, og hvem der vandt.
Hvor finder man udbuddene?
Der findes flere overvågningstjenester: Mercell Opic, Pabliq og Offentliga upphandlingar. Vi bruger Mercell Opic, som har en gratisversion med begrænset søgefunktion. Vi overvåger markedet for vores kunder, så i et samarbejde behøver I ikke holde øje selv.
Hvad kræves for at måtte byde?
Det afhænger af, hvad der udbydes. Grundkravene er som regel, at virksomheden er registreret, betaler sin skat og har god kreditværdighed. Derudover kræves normalt dokumenteret erfaring: referenceopgaver, cv og nogle gange arbejdsprøver.
Skal vi have et svensk selskab for at byde?
Som regel ikke. Registrering i hjemlandet er normalt tilstrækkelig på tilbudsstadiet, og de tilsvarende attester fra danske myndigheder accepteres i stedet for de svenske. Nogle kontrakter kræver dog lokal tilstedeværelse, når aftalen starter, og det er en af de ting, vi tjekker, før vi råder jer til at bruge tid på et udbud.
Hvad koster det at arbejde med jer?
Et opstartshonorar pr. tilbud og et honorar, der forfalder, når I vinder. Niveauet afhænger af aftalens størrelse og tilbuddets omfang. I får en klar pris, før vi begynder, og vi arbejder aldrig på åbne timer.
Vil I vide, hvad der udbydes i jeres branche? Kontakt os, så ser vi på det sammen.