Tilbudsarbejde er ofte et ensomt arbejde
Et tilbud tager tid og kræver ressourcer, og ansvaret hviler sjældent på mere end én person. Nogle gange er det en bid manager. Oftere er det en, der har fået rollen undervejs: i mindre og mellemstore virksomheder ikke sjældent direktøren eller salgschefen.
Den person skal holde styr på hvert mindstekrav, hvert bilag, hver præcisering der er kommet via spørgsmål og svar, og skrive samtidig. At en anden læser med friske øjne inden aflevering er den billigste måde at undgå et afvist tilbud på.
Hvad vi kontrollerer
Vi læser udbudsmaterialet og tilbuddet op mod hinanden, krav for krav. Vi gennemgår, om hvert obligatorisk krav har et svar, og om svaret siger det, kravet spørger efter. Vi kontrollerer, at alle efterspurgte bilag er med, i rigtig version og inden for eventuelle tidsgrænser.
Vi tjekker også, hvad der er sagt i spørgsmål og svar, da præciseringer der ofte ændrer forudsætningerne. Og vi gennemgår uploadet i udbudssystemet. Filerne skal ligge rigtigt, være læsbare og holde sig inden for systemets begrænsninger.
Normalt laver vi gennemgangen et par dage før fristen, så der er tid til at rette det, vi finder.
Hvornår en ekstern gennemgang er det værd
Sidder I alene med ansvaret for, at tilbuddet lever op til alle krav, og er usikre på om det gør, er det tidspunktet. Det samme gælder, når aftalen er stor nok til, at en formaliafejl bliver dyr, eller når I byder i et udbud af en slags, I ikke har prøvet før.
For en virksomhed, der byder ind i Sverige første gang, er det det værd af endnu en grund: hvad der tæller som et fuldstændigt svar her, er lige så meget et spørgsmål om praksis som om ordlyd, og det er den praksis, vi læser op mod.
Vi er den sidste garant: den, der sørger for, at tilbuddet ikke afvises på unødvendige fejl, og som samtidig kan hæve kvaliteten i svarene, hvor der er plads.
Har I et tilbud på vej? Kontakt os i god tid inden fristen.