Hvad vi skriver, og hvad I skriver
Vi tager de dele, der kan skrives for jer: udkast til kvalitets- og miljøledelsessystemer, virksomhedspræsentationer, beskrivelser af organisation og gennemførelse, og udfyldning af skabeloner og fritekstsvar i udbudssystemet.
I tager det, kun I kan: referenceopgaver, cv'er, arbejdsprøver og det, I ved om, hvordan leverancen faktisk foregår. Vi giver løbende feedback på jeres tekster, koblet til kravene og evalueringsmodellen, ikke til hvordan det lyder.
Under samarbejdet bygges en database op med referencer, cv og tilbagevendende materiale. Næste tilbud begynder derfor aldrig på et blankt papir.
At skrive på svensk
Svenske udbud køres på svensk. Materialet er på svensk, spørgsmål og svar er på svensk, og svarene forventes på svensk. At oversætte en dansk tekst bagefter fungerer sjældent, fordi formuleringen skal følge kravet, og et krav oversat løst er et krav besvaret løst.
Vi skriver derfor på svensk fra begyndelsen, ud fra jeres materiale og vores samtaler med jer. I læser og godkender på dansk, og vi gennemgår, hvad hvert afsnit forpligter jer til, før noget sendes ind.
Sådan foregår arbejdet
Når vi har fundet et udbud værd at byde på, sætter vi en projektplan: hvad der skal produceres, af hvem og hvornår, samt et opstartsmøde. Derefter skriver vi parallelt, I og vi.
Cirka en uge før fristen gennemgår vi hele tilbuddet. To tilbudsspecialister læser materialet en gang til og kontrollerer mod hvert krav. Dagen før fristen uploader vi i systemet og dobbelttjekker. Sidste skridt er jeres: log ind og send.
Fire fejl der fælder tilbud
- Svaret matcher ikke spørgsmålet. Læs materialet og svar på det, der efterspørges, ikke på det, I helst vil fortælle. Muligheden for at supplere bagefter er stærkt begrænset.
- Spørgsmål og svar bruges ikke. Funktionen findes i hvert udbud, og den, der spørger, er anonym. Er noget uklart, er det billigere at spørge end at gætte.
- Bilag mangler. Alt det efterspurgte skal vedhæftes. At henvise til en hjemmeside for at læse mere accepteres sjældent.
- Omfangsbegrænsninger overses. Fritekstsvar har tegn- eller sidegrænser, der er forskellige fra udbudsværktøj til udbudsværktøj. Kontroller dem, før I skriver, ikke bagefter.
Hvis I skriver selv
I har som regel omkring en måned. Det bedste råd, vi kan give, er at begynde i tide og arbejde dedikeret. Sådan får I en god start:
- Print hele udbudsmaterialet ud. Find markeringspen, notesblok og kuglepen frem.
- Luk jer inde i et rum, hvor I ikke bliver forstyrret. Læs materialet fra ende til anden, marker alt der er et krav, og skriv hvert spørgsmål ned, der opstår.
- Find kalenderen frem. Marker fristen og sidste dag for spørgsmål. Planlæg hvornår hvert dokument skal laves, og læg det, så arbejdet med materialet når at rejse spørgsmålene, inden spørgeperioden lukker.
- Send spørgsmålene ind.
Så ved I, hvad der skal produceres og hvornår. Den mest almindelige fejl, vi ser, er at arbejdet begynder for sent, og så er det formalia, der ryger først.
Har I brug for hjælp med næste tilbud? Kontakt os, så ser vi på materialet sammen.