To ting avgjør over tid
Vi jobber med kvaliteten på tilbudene og med antallet av dem. Det er kombinasjonen som gir resultater.
Forestillingen om det perfekte tilbudet som vinner hver gang, stemmer ikke. Offentlige forretninger fungerer som alt annet salgsarbeid: flere dører banket på gir flere ja. Et selskap som leverer ett tilbud i året, må ha flaks. Et selskap som leverer ti gjennomarbeidede tilbud, trenger ikke det.
Derfor jobber vi med kunder over tid heller enn per oppdrag. Vi blir kjent med styrkene og svakhetene deres, bygger opp en database med referanser, cv og gjentakende grunnlag, og blir raskere for hvert tilbud.
Hva vi gjør og hva dere gjør
Vi overvåker markedet og tar kontakt når noe relevant lyses ut, med vår lesning av kravene og forutsetningene. Bestemmer dere dere for å levere tilbud, setter vi en prosjektplan: hva som skal gjøres, av hvem og til når.
Deretter skriver vi de delene som kan skrives for dere: kvalitetsledelse, miljøledelse, selskapspresentasjon, svarene i konkurransesystemet. Dere tar det vi ikke kan gjøre i deres sted: referanser, cv, arbeidsprøver og det bare dere vet om leveransen. Underveis gir vi løpende tilbakemelding knyttet til kravene og evalueringsmodellen.
Rundt en uke før fristen går vi gjennom hele tilbudet. To tilbudsspesialister leser grunnlaget en gang til og kontrollerer at alt som etterspørres er med. Dagen før fristen laster vi opp i systemet. Siste skritt er deres: å logge inn og sende inn.
Etter tildelingsbeslutningen
Vant dere, går vi gjennom hva som avgjorde det, og tar det med til neste konkurranse. Tapte dere, gjør vi det samme med motsatt fortegn, ber om det vinnende tilbudet der det går, og leser hvor poengene forsvant.
Vi kontrollerer også at konkurransen har gått riktig for seg. Ser vi noe som ikke stemmer, påpeker vi det, så en retting kan skje mens det fortsatt er mulig.
LOU, den svenske anskaffelsesloven
LOU styrer innkjøpene hos myndigheter, regioner, kommuner og selskaper som finansieres med skattemidler. Loven finnes for å motvirke korrupsjon og for at skattepengene skal rekke lenger. Mange vi snakker med, synes den er unødig tungvint. Den finnes for å beskytte innbyggeren og holde konkurransen ryddig, og det er en ordning vi står bak.
For en leverandør etablert i et annet land betyr ett punkt mer enn noe annet: en konkurranse kan ikke forskjellsbehandle på grunn av nasjonalitet. Et norsk selskap kan levere tilbud på samme vilkår som et svensk. Det som stopper de fleste, er praktisk. Grunnlaget, spørsmålene og svarene er på svensk, og formalkravene er nådeløse.
Fire ting ser vi gå galt gang på gang:
- Tilbudet svarer ikke på spørsmålet. Les grunnlaget og svar på det som faktisk etterspørres. Muligheten til å supplere i etterkant er sterkt begrenset, nettopp for at alle skal behandles likt.
- Spørsmål og svar brukes ikke. Funksjonen finnes i hver konkurranse, og den som spør er anonym. Er noe uklart, spør.
- Vedlegg mangler. Alt som etterspørres skal legges ved. Det er sjelden tillatt å vise til en nettside for å lese mer.
- Omfangsbegrensninger overses. Konkurranseverktøyene har ulike tegn- og sidebegrensninger på fritekstsvar. Kontroller dem før dere skriver.
Vanlige spørsmål
Hvordan foregår en anskaffelse?
Konkurranser lyses ut offentlig i registrerte annonsedatabaser. Myndigheten beskriver behovet sitt i et konkurransegrunnlag, og leverandører leverer tilbud ut fra det. Det eller de tilbudene som er best etter konkurransens evalueringsmodell, tildeles avtale. Alle som har levert tilbud, får innsyn i hvordan evalueringen gikk og hvem som vant.
Hvor finner man konkurransene?
Det finnes flere overvåkingstjenester: Mercell Opic, Pabliq og Offentliga upphandlingar. Vi bruker Mercell Opic, som har en gratisversjon med begrenset søkefunksjon. Vi overvåker markedet for kundene våre, så i et samarbeid trenger dere ikke å følge med selv.
Hva kreves for å få levere tilbud?
Det avhenger av hva som anskaffes. Grunnkravene er som regel at selskapet er registrert, betaler skattene sine og har god kredittverdighet. I tillegg kreves normalt dokumentert erfaring: referanseoppdrag, cv og noen ganger arbeidsprøver.
Må vi ha et svensk selskap for å levere tilbud?
Som regel ikke. Registrering i hjemlandet er normalt tilstrekkelig i tilbudsfasen, og tilsvarende attester fra norske myndigheter godtas i stedet for de svenske. Noen kontrakter krever likevel lokal tilstedeværelse når avtalen starter, og det er en av tingene vi sjekker før vi råder dere til å bruke tid på en konkurranse.
Hva koster det å jobbe med dere?
Et oppstartshonorar per tilbud og et honorar som forfaller når dere vinner. Nivået avhenger av avtalens størrelse og tilbudets omfang. Dere får en tydelig pris før vi begynner, og vi jobber aldri med åpne timer.
Vil dere vite hva som lyses ut i bransjen deres? Ta kontakt, så ser vi på det sammen.