Tilbudsarbeid er ofte et ensomt arbeid
Et tilbud tar tid og krever ressurser, og ansvaret hviler sjelden på mer enn én person. Noen ganger er det en bid manager. Oftere er det noen som har fått rollen underveis: i mindre og mellomstore selskaper ikke sjelden daglig leder eller salgssjefen.
Den personen skal holde styr på hvert minstekrav, hvert vedlegg, hver presisering som har kommet via spørsmål og svar, og skrive samtidig. At noen andre leser med ferske øyne før innlevering, er den billigste måten å unngå et avvist tilbud på.
Hva vi kontrollerer
Vi leser konkurransegrunnlaget og tilbudet mot hverandre, krav for krav. Vi går gjennom om hvert obligatorisk krav har et svar, og om svaret sier det kravet spør etter. Vi kontrollerer at alle etterspurte vedlegg er med, i riktig versjon og innenfor eventuelle tidsgrenser.
Vi sjekker også hva som er sagt i spørsmål og svar, siden presiseringer der ofte endrer forutsetningene. Og vi går gjennom opplastingen i konkurransesystemet. Filene skal ligge riktig, være lesbare og holde seg innenfor systemets begrensninger.
Vanligvis gjør vi gjennomgangen et par dager før fristen, så det er tid til å rette det vi finner.
Når en ekstern gjennomgang er verdt det
Sitter dere alene med ansvaret for at tilbudet lever opp til alle krav, og er usikre på om det gjør det, er det tidspunktet. Det samme gjelder når avtalen er stor nok til at en formaliafeil blir dyr, eller når dere leverer tilbud i en konkurranse av et slag dere ikke har gjort før.
For et selskap som leverer tilbud inn i Sverige for første gang, er det verdt det av enda en grunn: hva som teller som et fullstendig svar her, er like mye et spørsmål om praksis som om ordlyd, og det er den praksisen vi leser mot.
Vi er den siste garantisten: den som sørger for at tilbudet ikke avvises på unødvendige feil, og som samtidig kan heve kvaliteten i svarene der det er rom.
Har dere et tilbud på gang? Ta kontakt i god tid før fristen.